Uma história de sucesso no CSC com sinergia entre pessoas, processos e tecnologia e o uso de dados consistentes para ação estratégica, a favor de uma atuação mais estratégica nos CSCs.
O evento Shared Services Leadership Forum 2023, promovido pelo Instituto de Engenharia e Gestão (IEG) em São Paulo, reuniu líderes de Centros de Serviços Compartilhados de todo o Brasil para debater sobre perspectivas e próximos passos de evolução para este mercado.
Durante o evento, os participantes assistiram a palestra do William Carvalho, Gerente Financeiro do CSC no Grupo Veneza, sobre um case de como utilizar dados consistentes para ação estratégica, para solucionar desafios presentes na rotina desta operação.
Neste artigo, em colaboração com a Dattos você verá mais detalhes sobre o case, entender mais sobre o a importância do uso de dados consistentes para ação estratégica e os resultados obtidos pela Veneza em parceria com a plataforma Dattos. Boa leitura!
Linha do tempo dos CSCs no mundo
O CSC é um conceito antigo, e que vem passando por transformações ao longo dos anos para se adequar cada vez mais às necessidades das empresas. Hoje, o CSC tem uma visão muito mais ampla, holística e que valoriza, de fato, a realidade do que é o dia a dia desta operação.
A proposta do novo modelo de CSC é, então, atualizar processos que são muito tradicionais das operações de empresas. O volume de dados e a alta demanda operacional das finanças, por exemplo, são pontos essenciais dessa jornada que a visão atual de CSC consegue endereçar.
Ranking das funções do CSCs
Como exemplo do volume de dados presente na operação de um CSC, é importante destacar que os processos relacionados aos departamentos financeiro e contábil continuam no topo das funções dos CSCs e GBSs, fazendo parte, respectivamente, do escopo de 90% dessas unidades, segundo estudos da Deloitte, e de 97%, segundo a PwC.
5 pilares para uma boa estratégia
Neste sentido, na palestra do William foram apresentados os 5 pilares que foram essenciais para a estruturação de uma estratégia de sucesso para o CSC do Grupo Veneza:
- Alinhamento com definição de objetivos
- Priorização
- Adaptação
- Avaliação e melhoria contínua
- Visão de longo prazo
A seguir, entenda como cada etapa se fez presente ao longo do projeto do case.
O case do Grupo Veneza
Em março de 2023, havia o desafio de entender qual era a dor do financeiro no CSC e o que não estava funcionando. O setor vivenciava dificuldades diante de todas as áreas, como de contas a pagar, de contas a receber, de bancos etc.
Nesse momento de entendimento da dor, alinhou-se o primeiro pilar de uma boa estratégia, que era o alinhamento com a definição de objetivos. “Nem todas as ações são igualmente importantes, e é preciso conhecer o cenário como um todo para determinar quais os objetivos que temos a cada etapa”, explicou William.
Na sequência, a equipe partiu para a priorização, ou seja, o entendimento de onde toda a operação do setor financeiro era finalizada. No Grupo Veneza, todas as informações do financeiro, antes de passar para a contabilidade, passam pela área de conciliação bancária.
Tríade de sucesso: pessoas, processo e tecnologia
Quando a revisão deste cenário teve início no Grupo Veneza, William conta que a tríade de sucesso não estava completa. A equipe só tinha pessoas que entravam todos os dias em planilhas de Excel, entravam todo dia nos bancos para conferir linha por linha dos extratos bancários.
Não havia um processo bem definido, de modo que sequer todas as contas eram conciliadas: das 148 contas existentes na operação, somente 7 eram conferidas pelo time e conciliadas. Esta era uma dor que a empresa estava sofrendo sem nem mesmo saber, porque não tinha esses dados.
O CSC também não contava com tecnologia, de modo que não era possível experimentar escalabilidade e nem performance de trabalho, como era esperado.
Implementação da plataforma Dattos
Quando a Dattos foi implementada no CSC do Grupo Veneza, a empresa contava com mais de 144 mil linhas de extrato para serem conciliadas, que eram visitadas manualmente uma por uma.
“Com o uso das regras cadastradas na plataforma, conseguimos conciliar mais de 120 mil linhas de extrato automaticamente, o que representa 83% das linhas que não eram conciliadas e passaram a ser realizadas automaticamente”, contextualiza William.
No lado do ERP, havia mais de 263 mil linhas, das quais 206 mil passaram a ser conciliadas automaticamente, o que é equivalente a 78% do total. “Isso mostra um pouco do poder que esse tipo de tecnologia traz em auxiliar estrategicamente o trabalho do CSC”, comenta.
Ao todo, de 408 mil linhas, 336 mil passaram a ser processadas de forma automática. “Se esse resultado for multiplicado por 5 ou 10 anos em que a empresa ainda executará as mesmas operaçõe, ou seja, se for aplicada uma escala nisso, é possível ter noção do ganho operacional que uma decisão estratégica com pessoas, processos e a tecnologia correta pode trazer para a empresa”, finaliza William.
Impactos do projeto na tríade de sucesso
Os três principais elementos de toda estratégia de sucesso são, como mencionado neste artigo, pessoas, processos e tecnologia. Confira, a seguir, os ganhos elencados pelo Grupo Veneza em cada um deles com a realização do case junto à Dattos.
Pessoas
O Grupo Veneza conseguiu praticar um ganho de eficiência da equipe, reduzindo o número de pessoas dedicadas exclusivamente a conferir linhas de planilhas e atribuindo funções mais estratégicas para estes profissionais.
Processos
Hoje, a Veneza fecha o financeiro em D-2, quando, no passado, esse fechamento se dava em D-20 e até D-30. Isso aconteceu porque, com a implementação da plataforma Dattos, passou a ser possível realizar a identificação de divergências rapidamente, por meio das regras pré-estabelecidas.
Sobre a Dattos
A empresa Dattos desenvolve uma plataforma tecnológica para automação de diferentes tipos de análises financeiras, e foi uma das patrocinadoras do SSLF 2023. Para conhecer mais sobre como a empresa pode também ajudar a sua empresa, visite seu site!
