Sabe-se que manter uma comunicação eficiente é um dos principais desafios de uma empresa. Por isso, as organizações e seus líderes estão em constante busca para melhorar os canais de comunicação e garantir que os stakeholders estejam alinhados quanto às informações relevantes tanto do contexto interno quanto externo.
Uma das formas encontradas para minimizar esse desafio internamente é a Gestão à Vista, que permite a divulgação de informações do mercado, da empresa, da área e de equipes específicas para os funcionários.
Essa ferramenta também é muito utilizada nos Centros de Serviços Compartilhados brasileiros. Segundo pesquisa recente realizada pelo IEG em um dos Grupos de Discussão sobre CSC, mais de 90% das empresas utilizam Gestão à Vista em seus Centros.
A Gestão à Vista é uma forma eficiente de garantir que os funcionários tenham acesso fácil a informações que possam direcionar suas ações no dia a dia da operação. Isso amplia a autonomia no trabalho, possibilita a identificação de riscos e oportunidades, facilita a tomada de decisão, evita gargalos e motiva a equipe a agir unida em prol dos objetivos da empresa.
Entretanto, para que os benefícios sejam melhor aproveitados, é crucial se atentar para 6 fatores decisivos na implantação da ferramenta:
1) Formato de divulgação:
O primeiro passo é definir qual será o formato de divulgação das informações. Os mais comuns são painéis e aparelhos de televisão, entretanto, a segunda opção acaba sendo a preferida visto que facilita a atualização dos dados.
2) Seleção das informações:
É fundamental selecionar apenas os dados relevantes para cada grupo de funcionários, de forma que não dificulte a leitura e absorção das informações. Normalmente, são exibidas datas importantes, metas a serem atingidas e indicadores cruciais para a operação, como: demandas vencidas e a vencer, tempo de espera no atendimento, satisfação dos clientes, etc.
3) Local de exibição:
Ao definir os locais em que serão instalados os painéis ou TVs, deve-se preferir aqueles que sejam de fácil visibilidade dos funcionários. Caso não haja um local visível para todo um grupo de funcionários, deve-se avaliar a disposição replicada em outros locais, lembrando que o objetivo é comunicar de forma alinhada.
4) Layout:
Após definir o formato, as informações e o local de disposição, deve-se trabalhar no layout de divulgação dos dados. Dê preferência para gráficos, faróis e radares, sempre utilizando um tamanho de letra grande o suficiente para que os funcionários enxerguem de seus postos de trabalho. A informação deve estar exposta de maneira clara e sucinta, facilitando a visualização e interpretação de forma rápida e eficaz.
5) Fonte dos dados:
Deve-se, também, definir como os dados serão alimentados na ferramenta. Para isso, é importante que as bases de dados estejam sendo constantemente atualizadas de forma confiável para que seja possível divulga-la para os funcionários. Em alguns casos em que a atualização não é automática, pode ser necessário formar uma equipe responsável pela coleta e atualização dos dados. De acordo com a Pesquisa realizada no Grupo de Discussões, 71% dos CSCs não extraem os dados diretamente do ERP, sendo necessário utilizar alguma ferramenta de integração ou input manual.
6) Frequência de atualização:
Por fim, é preciso decidir a frequência de atualização das informações exibidas nos painéis ou TVs. Isso vai depender diretamente do item anterior, pois se a base é alimentada duas vezes por dia, por exemplo, não faz sentido atualizar as informações da Gestão à Vista de hora em hora. Por isso, é preferível ter uma atualização automática da base.
Seguindo os passos listados anteriormente e criando uma rotina de consulta frequente às informações dispostas na Gestão à Vista, é possível tornar a comunicação interna mais eficiente de forma que as ações sejam melhor direcionadas.
