A área de Cobrança é facilmente encontrada nos Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) das empresas. Em geral, o processo de Cobrança é incorporado ao Centro por diversos motivos, entre eles ganhos de desempenho, padronização e controle das atividades, além da redução de custos com a centralização. Dentre os subprocessos que fazem parte do processo de Cobrança, podem ser citados Cobrança Inicial, Cobrança Pré-Judicial e Cobrança Judicial.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto de Engenharia de Gestão – IEG, a área de Cobrança está no escopo do CSC de 75% das empresas participantes do levantamento. Dessa forma, nota-se que a área apresenta grandes oportunidades de ser centralizada, uma vez que apresenta alta sinergia entre as unidades das Organizações.
Ainda com base na pesquisa, observou-se que 88% das empresas que possuem a área em seu CSC, possuem uma política de cobrança, isto é, regras que devem ser respeitadas por todos aqueles que venham a efetuar cobranças em nome da empresa. Entre essas regras pode-se citar o tipo de cobrança a ser realizada para cada situação, formas de pagamento e possíveis opções de negociação.
Por mais que a maioria dos Centros possua uma política de cobrança, esta pode variar fortemente dependendo da empresa. Por exemplo, o processo de cobrança pode ser realizado de maneira diferente ou oferecer prazos maiores ou menores para os clientes. Abaixo pode-se verificar um exemplo de régua de tempo/ações citado por uma das empresas participantes da pesquisa:
Atraso de:
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1 – 5 dias >> Primeira ação pessoal (telefone/e-mail/site): Buscar razão de não pagamento
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5 – 9 dias >> Carta de cobrança automática
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10 – 15 dias >> Segunda ação pessoal (telefone/e-mail/site)
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15 – 20 dias >> Elaborar histórico para coordenação
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20 – 25 dias >> Envio Serasa
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25 – 30 dias >> Envio para empresas de cobrança para ação ”pré-jurídica”
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Acima de 30 dias >> Envio para jurídico
Pode-se verificar que as empresas possuem um planejamento já contando com inadimplência de pagamento dos clientes, que possuem diferentes perfis, mas na maioria dos casos são pessoas jurídicas, revendedores, distribuidores, mercados e grandes redes.
Frente ao atual cenário econômico brasileiro, aproximadamente 60% das empresas realizaram algum tipo de definição pontual a fim de minimizar o aumento da inadimplência. Um exemplo disto é o fato de todas as companhias participantes da pesquisa realizarem uma avaliação de histórico interno/externo do comportamento de pagamento do cliente nas concessões de crédito. Pode-se citar outras medidas tomadas pelas empresas:
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Controle de pedidos de prorrogação/postergação de vencimento de títulos (recorrências, prazos solicitados, motivos);
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Mapeamento de clientes críticos;
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Forte atuação nas renegociações buscando agregar garantias adicionais;
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Atuação imediata em devedores com recuperação judicial.
Não é difícil identificar a extrema importância do processo de Cobrança para uma empresa. A área lida com inúmeras responsabilidades e realiza diversas atividades que podem auxiliar na redução das taxas de inadimplência dos clientes e consequentemente, melhorar o fluxo de caixa da empresa. Por isso, a maioria dos CSCs já implementou a área, pois as atividades são transacionais, apesar de possuírem uma alta importância estratégica.
Fonte // Instituto de Engenharia de Gestão
