Esse título, por si só, já é uma redundância. Afinal, ser produtivo no Excel é, justamente, o princípio da existência dessa ferramenta, que nos ajuda a organizar dados, fazer cálculos, projetar gráficos e concluir apresentações, tudo a partir de um amontoado de linhas e colunas.
Se você ainda não sabe mexer nem no básico – e, por isso, está longe de ser produtivo no Excel –, não se preocupe: o blog do IEG está repleto de conteúdos que vão te dar com clareza as primeiras impressões dessa ferramenta.
Mas, se você já começou a dar passos dentro da plataforma e ainda não conseguiu encontrar seu caminho rumo à produtividade, pode ser que esteja tropeçando em algumas pedrinhas bem fáceis de serem removidas do cenário.
Veja aqui as 10 principais dicas para ser produtivo no Excel e conseguir utilizar esse recurso para melhorar as suas estratégias de negócios, seus argumentos para melhorias e a impressão que seus gestores têm de você, como profissional.
Dicas para ser produtivo no Excel
Se você seguir esses 10 passos básicos, ser mais produtivo no Excel vai ser só uma questão de tempo.
1. Utilize melhor os recursos da ferramenta
Na hora de organizar uma planilha e fazer com que os cálculos fechem, muita gente fica de cabelo em pé tentando garantir que as fórmulas contemplem todas as colunas e linhas da direita. Contudo, se você parar pra pensar, existem funcionalidades dentro do Excel, como a audit tool bar, que servem para traçar um gráfico das células incluídas em uma fórmula matemática.
Assim, você não precisa se preocupar em levantar esses dados manualmente.
2. Resuma os números
Ao pressionar ALT plus + nas células de resultado você consegue uma função matemática que rapidamente resume os números do seu gráfico para você.
3. Use e abuse do preenchimento automático
Para que repetir padrões se você pode, simplesmente, preencher automaticamente séries que você já utilizou anteriormente? Esse recurso vai te deixar mais produtivo no Excel por não ter que fazer no manual o que dá pra fazer no ctrl c/ctrl v.
4. Congele painéis destacados
Ao invés de se perder em informações enquanto adiciona mais conteúdo, congele painéis e os divida em várias planilhas, para que as informações fiquem estáticas e mais fáceis de serem encontradas. Essa ferramenta também pode ser útil ao comparar fatos e números ao longo das suas abas.
5. Condicione as formatações
Quando mais de um usuário mexe na planilha de Excel, essa possibilidade vai tornar todo o processo mais interessante, pois será possível alterar de maneira automática a aparência das células seguindo critérios previamente definidos por todos. Assim, dados importantes não são deixados de lado em uma análise minuciosa.
6. Não tenha medo das tabelas dinâmicas
Quer ser produtivo no Excel? Use as tabelas dinâmicas, que extrai dados brutos de uma pilha de informações e os organiza de maneira classificatória dentro das tabelas. As tabelas dinâmicas podem ser utilizadas para unir, em um único documento, vários objetivos distintos de análise.
7. Nomeie corretamente suas folhas
Nada pode ser mais improdutivo ter diversas abas em um documento e não saber onde procurar, dentre todas elas, a única que você precisa. Ao invés de abrir uma por uma e perder todo o tempo do mundo nessa atividade, use um recurso muito simples da informática para ser mais produtivo no Excel: nomeie suas folhas.
Assim, quando você precisar saber, dentro do seu documento de orçamento doméstico, onde estão os gastos anuais com seu carro, fica mais fácil encontrar esse dado se você vir, no nome da sua folha, a palavra “Carro”.
Essa é uma dica daquelas que a gente acha que é boba mas que, na correria da inserção de dados, acabamos nos esquecendo de considerar – o que vira, por fim, uma imensa bola de neve.
8. Aprenda os atalhos do teclado
O Excel é uma ferramenta que pode ser uma companhia de trabalho ainda melhor para quem sabe utilizar o teclado em prol de sua produtividade. A tecla F7, por exemplo, verifica toda a ortografia dos documentos.
Como existem computadores que respondem a diferentes comandos, dados seus sistemas operacionais, fica a critério de cada um descobrir quais são as teclas de atalho que podem ser úteis na missão de ser mais produtivo no Excel. Mas a dica vale a pena porque, temos certeza, outras teclas para as quais você não dá a mínima bola ainda vão te ajudar muito dentro das suas tabelas.
9. Fique por dentro dos novos recursos
Engana-se quem pensa que o Excel é um programa antigo e parado no tempo: muitos são seus novos recursos, surgidos a cada atualização da ferramenta. Quem faz cursos sobre eles está sempre por dentro – e, que ainda não faz, tem que vir sempre aqui no nosso blog para espiar alguma novidade.
Uma delas é o recurso Sparkline, que vai te garantir ganho de produtividade, por ilustrar as tendências nas tabelas. Assim, o leitor daquele documento consegue ter uma visão rápida da tendência trabalhada e direcionamento geral sobre o conteúdo aplicado.
Essa é uma possibilidade das últimas versões do Excel. Se divirta com ela!
10. Faça textos para colunas
Na versão 2010 do programa, o texto para colunas é encontrado na guia de dados e tem o principal objetivo de ajudar o leitor a analisar seus dados em colunas diferentes, com o diferencial de poder ser usado para copiar e colar tabelas da internet.
Além disso, é possível transformar tudo isso em uma planilha de Excel, dividir dados em colunas e, depois, usá-los como tabelas. Sua principal utilidade é recortar e colar informações de um documento PDF já na formatação correta.
E aí, gostou das dicas para ser mais produtivo no Excel? A partir delas você conseguirá mais facilidade ao manusear a ferramenta, fazendo com que seu trabalho seja recompensado a partir de menos horas de esforço.
E, se precisar de ainda mais imersão na ferramenta, tanto para ter melhores condições de organização quanto para impressionar quem te emprega para lidar com a ferramenta, faça os cursos do IEG para Excel. Esse é um dos investimentos que não podem faltar no seu plano de carreira.
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