Otimizar o tempo da equipe e aumentar a produção é um dos principais objetivos de toda empresa, mas é preciso que o profissional saiba otimizar o próprio tempo na realização de cada tarefa para conseguir atingir esse objetivo. Um dos principais problemas enfrentados é a dificuldade em lidar com a rotina e acabam se tornando improdutivos, prejudicando o próprio desempenho.
Desde o começo da pandemia, muitos profissionais adotaram o sistema remoto como forma de trabalhar. Em uma pesquisa recente da startup Integra, 7 a cada 10 profissionais de tecnologia preferem o modelo remoto, enquanto 28% optaram pelo sistema híbrido. No total, 1% prefere o modelo presencial. Para seguir com esse novo modelo de trabalho, o profissional demanda ainda mais organização na realização de suas tarefas.
O fundador da fintech Rupee, plataforma que une metodologia ágil Kanban e IA em nuvem para gerenciar e agilizar tarefas fiscais, é especialista nesse assunto. Para Guilherme Baumworcel, “a otimização do tempo na realização de tarefas pode ajudar a garantir mais eficiência nas atividades realizadas, melhorando o clima da equipe e na assertividade no cumprimento de metas. Não é nada que não possa ser aplicado, basta apenas uma boa administração e dedicação”, comenta o CEO.
Para ajudar o profissional que busca otimizar o tempo da equipe, Guilherme Baumworcel elencou cinco dicas que podem ajudar na rotina. Confira:
1. Estabeleça metas – O start inicial é a definição de uma ou mais metas e um prazo para cumpri-las. Podemos iniciar com pequenas metas diárias, semanais ou até quinzenais. É importante estabelecer prazos para que essas metas sejam alcançadas. Aos poucos, você vai conseguindo aproveitar a sensação de dever cumprido dentro do prazo e poderá se desafiar a diminuir o prazo ou dobrar sua meta. Isso vai te engajar mais dentro das tarefas realizadas.
2. Crie um cronograma nivelado – A rotina nada mais é do que realizar a mesma tarefa diversas vezes em um dia ou durante vários dias. Isso pode passar uma sensação de desânimo por estar sempre naquele ponto ou realizando aquela atividade, é importante criar um cronograma nivelado.
Para o especialista, separar as atividades e estabelecer um cronograma pode ajudar o profissional a disfarçar a rotina e torná-la mais atrativa. Outro detalhe é nivelar as tarefas, destacando as importâncias delas pelo prazo, complexidade na realização ou níveis de urgência, fazendo com que o profissional entenda o valor e a relevância de cada atividade.
3. Persistência e Determinação – Não podemos confundir Persistir com Insistir. Persistência é ir além, é mudar os meios ou formas de realizar a tarefa para chegar ao resultado desejado. É encontrar o erro ou o problema, solucioná-lo e continuar a atividade. O profissional precisa ser persistente, criativo e inovador no seu dia a dia. É importante não se entregar para a desistência ou procrastinação. Com a persistência na realização da tarefa o profissional passa a adquirir expertise no que faz e começa a realizá-la de forma mais simples, objetiva e rápida, sem perder a qualidade.
4. Utilize tecnologias e metodologias de gestão – Se uma ajuda é sempre bem-vinda, a tecnologia e a metodologia ágil podem contar muito nessa hora. Existem várias tecnologias e metodologias que foram desenvolvidas para garantir uma melhor gestão da atividade a ser realizada e também para gerenciar o tempo e controlar os processos de cada etapa da tarefa.
Vale a pena pesquisar mais sobre elas e de que forma pode aplicá-las em sua rotina de trabalho. Um diferencial importante dessas ferramentas é disponibilizar ao profissional alertas sobre vencimentos de prazos e permite que ele possa acompanhar melhor sua própria evolução.
5. Imprevistos acontecem – Precisamos e podemos nos prevenir de algumas situações, mas outras não. Imprevistos acontecem o tempo todo. É importante reconhecer que podemos ter problemas pelo caminho e que precisaremos de um tempo para enfrentá-lo. Faz parte da nossa construção profissional reconhecer os imprevistos e tentar se prevenir quando for possível.
Conteúdo escrito por Guilherme Baumworcel, Fundador e CEO da Rupee.
Fonte: SS News 70.
