Você é do tipo de pessoa que pensa em mil coisas ao mesmo tempo? Que ao final do dia dá uma olhada no relógio e vê que, ao invés de ter diminuído, a sua lista de tarefas só cresceu? Com muita frequência você se pega fazendo afirmativas como: “O meu dia precisa de mais horas”, “Fiz muita coisa e parece que não fiz nada”, “Estou preso em uma tarefa sem fim”.
Calma! Você não está sozinho, mas é necessário entender que o seu dia não precisa de mais horas, basta saber como aproveitar melhor as 24h que tem. Antes disso, precisamos deixar claro, que quase tudo na vida requer constância e hábito, para gerar resultados.
Luke Skywalker não virou um Jedi do dia para a noite e não manejava o sabre de luz com maestria no início rsrs.
Brincadeiras à parte, então, vamos lá:
Se você já fez ou faz alguma das perguntas que citamos anteriormente e se encontra nessa situação, de que 24 horas é muito pouco para você, talvez o método GTD seja uma solução.
Se você ainda não conhece, o GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que começou a trabalhar com produtividade há mais de 30 anos. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou o livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.
O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:
- Primeiro passo: coletar
É necessário retirar da mente todas as ideias, atividades e afazeres e anota-las em um caderno, planner, aplicativo ou sistema confiável. Você pode chamá-la de “Caixa de Entrada”. Importante criar este hábito sempre que tiver uma ideia ou tarefa quando elas surgirem.
Assim, você se livra de problemas com o esquecimento de tarefas e resolve no tempo que precisa ser feito. O seu tempo é importante, portanto, lembrar de pequenas tarefas pendentes e promessas de forma dispersa só prejudicará as suas tomadas de decisão.
Não é necessário categorizar os itens nessa etapa, apenas esvazie tudo que está na sua mente e coloque em algum lugar.
2. Segundo passo: processar
Agora, é importante processar os itens que foram registrados, avaliando o que merece ser priorizado ou não, considerando os recursos e contexto.
Nesse caso, o método GTD sugere utilizar um fluxograma para identificar se a tarefa é acionável, prioridade ou pode ser adiada. Se você reconhecer que um quesito não demanda uma ação, você pode:
– Eliminar os itens que você não irá fazer e que acabou anotando por impulso;
– Criar uma lista de desejos, colocando os itens eliminados em projetos que você pretende realizar, porém não tem um prazo definido;
– Guardar referências que você deseja criar no futuro, como artigos inspirados e vídeos, para serem utilizados um dia.
Para as tarefas ou desejos que exigem uma ação, deve-se analisar o tempo estimado para a realização e se ela é rápida ou demorada. Avaliando isso, os que exigem maior empenho, é possível:
– Transferir a tarefa para outro momento ou negociar um prazo considerável;
– Agendar a realização, marcando o dia e horário específico;
– Transformá-la em um projeto se a tarefa for grande.
3. Terceiro passo: organizar
Depois disso, é preciso organizar e categorizar as atividades conforme o contexto de cada uma delas. Por exemplo: trabalho, financeiro, pessoal ou viagem.
Dessa forma fica mais fácil de achar os itens que deseja, filtrando-os conforme os interesses e facilitando a identificação do que está pendente ou não.
4. Quarto passo: revisar
Após organizar, reavalie todas as tarefas, compromissos e projetos que serão prioridades. Acrescente novas obrigações e acompanhe o andamento do processo.
Por ser um método sistemático, as revisões devem ser feitas todos os dias ou uma vez por semana, por exemplo. Torne essas análises um compromisso na sua agenda para executá-las frequentemente.
5. Quinto passo: fazer
Chegou a hora de “colocar a mão na massa” e desenvolver as tarefas conforme o seu planejamento. Para o GTD dar certo, é necessário trabalhar um item por vez da lista, eliminando demandas atrasadas ou em excesso. Assim, a sua concentração será melhor em cada atividade em etapas curtas e flexíveis.
Podemos dizer que o GTD tem o nível de complexidade que você deseja – desde organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus objetivos e valores. Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Trata-se de uma fonte riquíssima de informações.
Para aprender a usar o GTD tem que testar, praticar e se habituar. O GTD é uma habilidade como tocar violão – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui e torna sua vida muito mais interessante.
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