Nos Centros de Serviços Compartilhados (CSC), os Softwares de Gestão Integrados (ERP) e os Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM), já estão altamente difundidos nos dias de hoje. É impossível pensar nesses centros sem a utilização de ambas soluções. Mas, ao mesmo tempo, muitas empresas ainda estão em busca de automações e tentando identificar o grande passo para o futuro, como uma astrologia ou na base da tentativa e erro, robotização, Interfaces de Programação de Aplicativos e Integrações. Mas como tudo na vida, cada um tem a sua opinião.
O que está sendo bastante utilizado é a robotização para tarefas recorrentes, com a finalidade de diminuir headcount. Por outro lado, o robô na maioria das vezes não é inteligente, ou seja, não usa inteligência artificial. Portanto, toda vez que há uma exceção, exige que um colaborador pare e dedique algumas horas para entender o que aconteceu. Enquanto nas integrações nativas, cada exceção é tratada como uma melhoria, seguindo os mais altos padrões de “PDCA (Plan-Do-Check-Act)”, de melhoria contínua.
No mercado, os sistemas de BPM se propõem a ajudar as organizações a suportarem seus processos de negócio automatizados, permitindo a visibilidade em cada departamento das informações presentes em um processo e ajudando os gestores a realizarem rápidas tomadas de decisões impulsionadas pelo negócio. Além disso, servem como uma camada para as integrações entre sistemas, permitindo que as mudanças sejam realizadas de maneira muito mais rápida e eficiente.
Por outro lado, hoje vivemos em uma época que temos cada vez mais novas soluções (um aplicativo ou um software) para cada “dor” que surge no mercado. Olhe para o seu celular, por exemplo. Você não tem um aplicativo que faz tudo. Você tem um ou mais aplicativos para pedidos de comida, outros aplicativos para locomoção, bancos digitais, entre outros. Adicionalmente, cada um de nós temos um app de preferência para cada caso, dessa forma criamos um conjunto de aplicativos que são os nossos preferidos, o nosso “stack”.
Esse mesmo movimento está acontecendo nesse exato momento, também, dentro das empresas. Cada departamento está em busca de um ou mais softwares “personalíssimos”, ou seja, o jurídico com o advento das lawtechs terá um software para controlar os processos judiciais, outro para controlar o paralegal, um Gestor Eletrônico de Documentos em nuvem – GED, entre outros. Quando olhamos para o time do fiscal, tem um software para baixar os XMLs, um para gerar as declarações e SPEDs, outro para cruzar as informações e ainda enviar por e-mail o DARF para o Contas a Pagar, e assim por diante. Os CSC estão construindo os seus próprios “stacks”. Isso tudo gera mais do que um triplo clique (um no ERP, um no BPM e outro em cada software “personalíssimo”), excesso de troca de e-mails, altas horas em reuniões de zoom para alinhamento e uma necessidade urgente de uma nova visão.
Dessa forma, o BPM serve para compor os departamentos e com esse cenário deve servir como um orquestrador do CSC, integrando com cada software “personalíssimo”, com o ERP, com o CRM, e dando uma visão clara e precisa de cada processo. Minimizando os cliques, economizando horas e evitando perda de tarefas por excesso de e-mails.
Nesse mesmo sentido, o Kanban tem se mostrado cada vez mais eficiente. Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a Toyota. O Kanban é um sistema ágil e visual para controle de entregáveis e tarefas, processos, e gestão de time.
É considerado uma das metodologias ágeis atuais, onde ser ágil significa permitir que os processos, as tarefas e entregáveis sejam gerenciados com eficiência envolvendo o time inteiro de forma visual.
Na prática, o Kanban é um quadro dividido em colunas (podendo ser ajustado ao seu público-alvo), mas geralmente dividido em To-do (a fazer), Work-In-Progress (fazendo) e Done (feito).
A grande questão é que o Kanban clássico foi desenvolvido para projetos com início, meio e fim, para entregas de automóveis no início, depois para projetos de desenvolvimento de softwares.
O desafio foi desenvolver um Kanban para processos, tarefas e entregáveis recorrentes e contínuos. A partir desse passo, tem-se gestão à vista e visual utilizando cores, e as colunas de andamento tradicional do método. O aumento de produtividade, gestão e acompanhamento dos processos e a satisfação dos colaboradores estão entre os maiores benefícios percebidos com a utilização do Kanban.
Feito isso, e com o Sistema de Gerenciamento de Processo de Negócio altamente integrável, temos a união do Kanban e do BPM. Essa combinação traz a gestão à vista para os gestores, podendo ser acessada de qualquer lugar, no home-office, ou na televisão no meio do CSC no escritório, economizando horas, evitando troca de e-mails em excesso, utilização de whatsapp e outras ferramentas que não tragam a evidência do recebimento, assim evitando falhas nos processos e pagamentos atrasados.
Em suma, o Kanban oferece uma gestão ágil e visual dos processos e o BPM orquestra os procedimentos de forma integrada com as suas diversas outras soluções. Essa combinação com a adição de uma inteligência artificial, como o IBM Watson®, faz com que os processos fiquem cada vez mais inteligentes e preditivos.
Escrito por: Guilherme Baumworcel, CEO e Fundador do Rupee.
Fonte: SSNews Edição 68
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