Em nossas organizações, criamos milhares de documentos todos os dias, para fato de registro, processos ou estratégicos ao negócio de nossas empresas. Os documentos são manipulados, compartilhados, guardados e replicados com um objetivo claro e específico, de acordo com as regulamentações, burocracia e processos do negócio. Porém, na prática, não lembramos que precisamos destes documentos disponíveis, organizados e principalmente, da informação contida neles.
É comum, em nossas empresas, guardarmos documentos de uma forma “não tanto organizada”, e principalmente manipulada por estagiários ou menor aprendiz; não desmerecendo a competência, mas sim, a atividade, e em nossos atributos do dia a dia lembramos desta documentação somente quando somos acionados a prestar contas de alguma forma à algum órgão regulador ou pela própria gestão interna da empresa. Aí que nos deparamos com a incerteza, receio, e lembramos da devida importância da organização e da gestão desta documentação, pois advindo desta cobrança, vem o legado:
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Primeiro devemos entender, por onde começar?
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Onde posso localizar esta documentação?
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Quem é o responsável por ela?
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Consigo localizar de uma forma rápida? Qual o esforço?
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Estes documentos estão guardados interna ou externamente?
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A caixa existe, mas os documentos não estão lá dentro. Quem os pegou?
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Como vou responder ao fisco no prazo solicitado, se nem sei por onde começar?
Estas e outras perguntas só nos vem à tona quando necessitamos respondê-las em tempo hábil, e geralmente urgente. Diante destes fatos, como podemos transformar esta documentação em dados e informações estratégicas para as empresas? Como transformar o papel ou imagem em um processo organizado e de simples rastreabilidade? Como podemos nos posicionar perante ao fisco ou à gestão da empresa?
Vou citar alguns casos práticos que facilitam a gestão, melhorando a performance, compliance e principalmente, reduzindo custos.
Caso 1 | Imagine um cenário perfeito, onde um auditor entra em sua empresa, solicita uma documentação específica e, com uma simples consulta, você tem um arquivo zipado de toda a documentação encaminhada em segundos para o e-mail do auditor.
Caso 2 | Sua empresa tem um processo de lojas, representantes, ou pontos de venda espalhados por inúmeras localidades, e tem a necessidade de obter uma documentação ou um processo específico para uma análise centralizada destas informações, para a tomada de decisões. É possível, através de uma captura descentralizada obter estes dados, fazendo uma conversão de imagem em textos (OCR – A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres), ou imputados por uma central de informações, e esta documentação e dados seguem um fluxo de aprovações, compartilhamentos e processos, aplicando as regras de negócios da empresa.
Exemplo:
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Rede de lojas: para captura de dados e documentos cadastrais, notas fiscais de produtos ou serviços;
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Aprovação de crédito: pelo simples fato de digitalizar um CPF, consultando os birôs de aprovação e fornecendo todos os dados necessários para análise, aprovação ou validação;
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Notas Fiscais: capturadas via XML ou digitalizadas e convertidas em XML, validadas automaticamente e integradas ao ERP, executando os lançamentos e previsão de pagamento, passando por um processo de aprovação, validação dos dados e impostos, armazenamento e disponibilizando estas informações.
Caso 3 | Prontuário de funcionários. Quais são os documentos que devo guardar? Por quanto tempo? Como organizar fisicamente e digitalmente estes documentos? Qual a temporalidade? Posso descartá-los? Eles fazem parte de um processo?
Estes documentos devem ser organizados fisicamente, obedecendo uma tabela de temporalidade jurídica e descartados somente se os documentos não fizerem parte de um processo ou ação de qualquer tipo. Esta organização permite o posicionamento do setor jurídico para uma tomada de decisões, acordos, ou baixa de um processo, assim como a rastreabilidade de todos os documentos, o check-list destes documentos pertencentes à pasta de seus colaboradores.
Nestes três casos citados, poderemos aplicar uma metodologia, processos e ferramentas que garantam que estes documentos possam ser transformados em informações, e estas, possam fazer parte de um processo, estratégia, e aplicabilidade em diversas áreas ou setores da empresa. Independente do provedor de Solução Documental, a razão deste texto é despertar a conscientização e quais os benefícios de adotar uma gestão documental alinhada à estratégia da empresa, facilitando as atividades, garantindo a performance adequada, reduzindo os custos e principalmente gerindo e rastreando todas as informações do seu negócio.
Lembre-se: soluções existem várias, provedores integrados de Gestão Documental são muito poucos; por isto, dê a devida atenção que estes documentos merecem. Não contrate software, e sim, os serviços alinhados à gestão e continuidade do negócio de sua Empresa.
Autor // Vânix Gonçalves – Diretor de Negócios da Lowcost
