Você já teve que trabalhar usando a versão anterior de uma planilha porque ela travou e te deixou sem acesso? Passou horas buscando um erro porque as informações não batiam? Perdeu dados que estavam em uma planilha compartilhada na qual muitas pessoas faziam alterações ao mesmo tempo? Se sim, os workflows de processos de RH podem ser a solução para esses problemas.
O que é Workflow de RH?
Workflow é uma palavra em inglês que significa fluxo de trabalho. Nesse sentido, um workflow de RH é uma maneira de organizar uma sequência de tarefas recorrentes, que têm um início e um resultado final. Desta forma, é possível orquestrar processos realizados em conjunto por diversos profissionais e departamentos diferentes.
Implementar workflows de processos de RH significa superar as limitações técnicas que as planilhas trazem para a gestão dos seus processos. Diferente delas, dos emails e das listas de tarefas, um workflow digital permite padronizar fases, criar regras de execução, acompanhar atividades em tempo real e centralizar a comunicação da equipe.
Planilhas para RH x Workflows: as vantagens de transformar os processos do seu departamento
Transformação digital não é mais uma tendência para o futuro, ela é o presente. Empresas que não atualizam a gestão e não trabalham na otimização de seus processos estão ficando para trás, principalmente após as mudanças que a pandemia de COVID-19 implicou para a maioria dos negócios.
Um workflow possibilita a organização de um processo utilizando regras, o que faz com que existam condições para que ele flua. Ao usar regras lógicas, como “se”, “então” e “senão”, você padroniza a execução e garante a qualidade do trabalho.
Por exemplo, ao criar um workflow para o processo de contratação, é possível configurar uma regra para que, se o candidato vier de uma vaga para o departamento de Marketing, então o fluxo de aprovação da contratação automaticamente passe pelo gestor da área.
Planilhas x Workflows
| Gestão de tarefas simples | Gestão de processos complexos, que envolvem várias etapas e pessoas |
| Falta de controle de acessos e alterações | Controle e permissões de acesso, e histórico de alterações |
| Tarefas totalmente manuais, o que leva a erros humanos | Automação de tarefas repetitivas, o que aumenta a produtividade |
| Falta de segurança de dados | Dados seguros e armazenados na nuvem |
| Não é a ferramenta ideal para que muitos profissionais trabalhem ao mesmo tempo na mesma planilha | Facilidade de comunicação e colaboração entre a equipe, com perfis separados e interação na plataforma |
| Dificuldade para monitorar status das tarefas, prazos e SLAs | Visibilidade para toda a equipe, inclusive de status, prazos e SLAs |
Outros benefícios de usar workflows de processos de RH são:
Facilidade no monitoramento dos processos. Centralização e visibilidade são vantagens fundamentais do uso de um sistema de gestão de processos de RH. Ele possibilita que cada membro da equipe tenha um login e perfil próprios, para acessar a interface e visualizar as atividades em tempo real. Assim, todos têm acesso a uma única fonte de verdade, acompanham prazos e deixam suas atividades registradas em um histórico fácil de visualizar.
Colaboração e delegação de tarefas. Em um workflow organizado, toda a equipe acompanha o que está acontecendo e o gestor pode delegar tarefas com facilidade. A comunicação pode ser concentrada diretamente na plataforma, facilitando o compartilhamento de informações e a resolução de dúvidas ou dificuldades.
Economia de tempo e recursos. Workflows deixam os processos mais eficientes, abrindo também muitas possibilidades para a automação de tarefas repetitivas. Você pode configurar emails automáticos para candidatos, fluxos de aprovação com notificações para os responsáveis pelas vagas, criar alertas, e delegar tarefas automaticamente.
Melhoria contínua. Uma das maiores vantagens de migrar de planilhas para workflows é a facilidade de registrar as tarefas, o tempo gasto para realizar cada uma delas, os problemas que ocorreram e quem precisou interagir para fazer um resultado acontecer. Por isso, eles são perfeitos para medir o desempenho da equipe, encontrar os gargalos no processo, buscar melhorias e alcançar melhores resultados.
4 passos para migrar seus processos de planilhas para workflows de RH
Passo 1: Mapeamento dos processos do departamento
Quais são as etapas para efetivar uma contratação? Como funciona o fluxo de recrutamento de novos funcionários? De que maneira a sua equipe analisa e responde às solicitações de férias?
Para estruturar um workflow de RH, é preciso mapear os fluxos que já ocorrem na sua área, entender quais são os pontos de contato com outros departamentos, quem são os responsáveis por cada tarefa, e como funciona o fluxo de aprovação.
Passo 2: Escolha da plataforma ideal
Para criar e usufruir dos seus workflows de RH, você precisa de um software de gestão de processos. Na escolha da plataforma ideal, é importante considerar alguns pontos fundamentais para aproveitar ao máximo as vantagens dos workflows:
- Interface intuitiva e fácil de usar;
- Capacidade de automatizar processos;
- Armazenamento de dados na nuvem;
- Possibilidade de criar regras pré-definidas para o workflow;
- Envio de emails automáticos e notificações;
- Integrações fáceis com outros softwares;
- Um painel de indicadores para mostrar o status de cada tarefa;
- Relatórios baseados em KPIs;
- Recursos de acesso com base em cargos, para evitar vazamentos de informações;
- Diferentes maneiras de visualizar fluxos de trabalho.
Passo 3: Criação do novo workflow na plataforma escolhida
Depois do mapeamento do fluxo de trabalho e da escolha da plataforma, chega o momento de preparar a implementação. Criar os logins de acesso, estruturar as etapas, tarefas recorrentes, formulários iniciais, regras de automação, e organizar tudo no sistema são os passos principais para que a equipe comece a usar a ferramenta.
Este é um bom momento para determinar quais são as oportunidades de otimização do processo e já implementar as mudanças.
Passo 4: Treinamento da equipe e implementação do workflow
Com seus processos mapeados, aperfeiçoados e estruturados em um software de automação e gestão de workflows de RH, chega a hora de entrar em ação.
Os responsáveis por substituir as planilhas para RH por workflows precisam saber comunicar e dar o suporte para essa mudança. Para a migração funcionar, é essencial que líderes e suas respectivas equipes entendam a importância dessa implementação. Além disso, treinamentos para que todos os profissionais conheçam a nova ferramenta e aprendam como aproveitá-la ao máximo são indispensáveis.
Quais processos de RH você deveria transformar em workflows?
- Recrutamento e Seleção. Tenha visibilidade do status de cada candidato, desde a inscrição até a triagem, incluindo entrevistas e proposta final. Além disso, comunique-se com eles, sua equipe e outros departamentos sem sair da plataforma e aproveite as automações para enviar emails e notificações.
- Onboarding de colaboradores. Garanta que os novos funcionários tenham uma experiência positiva ao ingressar na sua empresa. Potencialize o engajamento da equipe e certifique-se que todos se sintam bem desde o primeiro dia de trabalho.
- Solicitações de RH. Facilite o recebimento de pedidos de férias, inclusão em benefícios, reembolsos, mudanças de área, entre outros. Crie formulários para receber as solicitações de forma padronizada e consistente, em um único lugar.
- Avaliação de desempenho. Desenvolva um processo padrão para esse tipo de avaliação e facilite o trabalho da sua equipe. Garanta que todos os profissionais serão avaliados com os mesmos critérios, criando planos de desenvolvimento para o alcance de novas metas.
Conteúdo em parceria com a empresa Pipefy, escrito por Renata Lapetina.
Fonte: SS News 70
