SSNEWS | Edição 63 TECNOLOGIA Entrevista | Interview Leia a entrevista com Bruno Felipetto, Head of Process Improvement da FCA Latam, sobre como a tecnologia auxilia o CSC a ser cada vez mais produtivo. Read the interview with Bruno Felipetto, Head of Process Improvement at FCA Latam, about how technology helps SSC to be increasingly productive. Os passos iniciais para introdução do Robotic Process Automation em sua organização. Initial steps for introducing Robotic Process Automation at your organization. Confira a entrevista realizada com Adriana Barbosa, CEO e fundadora da startup Vaipe, falando sobre as soluções da plataforma, tendências e desafios das HR Techs no Brasil. Check out the interview with Adriana Barbosa, CEO and founder of Vaipe startup, talking about the platform’s solution, trends and challenges of HR techs in Brazil. Realização: MANUAL DE B O A S P R ÁT I C A S em Centros de Serviços Co mpartilhados! Conheça o relatório que apresenta o panorama completo do mercado brasileiro de Serviços Compartilhados! IMPLEMENTAÇÃO DOS CSCS PRÁTICAS DE GESTÃO DOS CENTROS PERFIL DOS PROFISSIONAIS PROCESSOS E PRODUTIVIDADE DO CSC SAIBA MAIS INFORMAÇÕES E GARANTA O SEU! + informações: pesquisacsc@ieg.com.br | (21) 2431-2930 REALIZAÇÃO AGENDA CSC IEG Pesquisas e Eventos 2019 (FEVEREIRO A AGOSTO) PESQUISA BENCHMARK EM CSC 2019 (MAIO) EVENTO - SHARED SERVICES LEADERSHIP FORUM 2019 (AGOSTO) EVENTO - 7TH SHARED SERVICES KNOWLEDGE EXCHANGE (SETEMBRO) MISSÃO - SHARED SERVICES EXPERIENCE SILICON VALLEY 2019 (SETEMBRO A DEZEMBRO) PESQUISA PERFIL DE PROFISSIONAIS DE CSC 2019 (NOVEMBRO) EVENTO - TECHNOLOGY EVOLUTION CONFERENCE 2019 (AO LONGO DO ANO) PESQUISA DE SATISFAÇÃO 2019 + informações: csc@ieg.com.br (21) 2431-2930 Realização: SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Sumário Summary 07 Os passos iniciais para a introdução do Robotic Process Automation em sua organização Initial steps for introducing Robotic Process Automation at your organization 18 RPA para maximizar o valor das indústrias Robotic Process Automation to create maximum business value across industries 28 39 Entrevista com Bruno Felipetto, Head of Process Improvement da FCA Latam, sobre como a tecnologia auxilia o CSC a ser cada vez mais produtivo Interview with Bruno Felipetto, Head of Process Improvement at FCA Latam, about how technology helps SSC to be increasingly productive 4 Adriana Barbosa, CEO e fundadora da startup Vaipe fala sobre as soluções da plataforma, tendências e desafios das HR Techs no Brasil Adriana Barbosa, CEO and founder of Vaipe startup talks about the platform’s solution, trends and challenges of HR techs in Brazil Edition 63 // Year 2018 46 Reuniões dos Grupos de Discussão Discussion Groups Meetings 48 Confira como foi a primeira edição do Technology Evolution Conference Check out how was the first edition of the Technology Evolution Conference 58 52 48 56 Mosaic terá prédio próprio em Uberaba Mosaic will have its own building in Uberaba Unesp propõe reiventar-se em meio à sua maior crise enconômica Unesp proposes to reinvent itself during its biggest crisis www.ssconnection.com.br 5 Editorial Tecnologia nos CSCs é o tema da 63ª edição da Shared Services News. Em um artigo exclusivo, Sergio Campagna, Sócio do IEG Tecnologia, apresenta os passos iniciais para a introdução do Robotic Process Automation (RPA) nas organizações. Além disso, a revista conta com um artigo do Deccan Chronicle sobre a utilização da automação de processos robóticos para maximizar o valor das indústrias. Nesta edição, destacam-se também as entrevistas com Bruno Felipetto, Head of Process Improvement of FCA Latam, revelando como a tecnologia auxilia o FCA Services a ser cada vez mais produtivo e dando mais detalhes do cenário atual e projetos futuros do CSC, e Adriana Barbosa, CEO e fundadora da startup Vaipe, falando sobre as soluções da plataforma e as tendências e desafios das HR Techs no Brasil. Leia a 63ª SSNews e tenha acesso às principais notícias e eventos sobre Serviços Compartilhados. Boa leitura! Equipe SSNews Technology in SSCs is the theme of the 63 edition of Shared Services News. In an exclusive article, Sergio Campagna, Partner of IEG Technology, presents the initial steps for the introduction of Robotic Process Automation (RPA) in organizations. In addition, the magazine relies on a Deccan Chronicle article on the use of RPA to create maximum value of industries. In this edition, we also highlight the interviews with Bruno Felipetto, Head of Process Improvement of FCA Latam, revealing how technology assists FCA Services to be more productive and giving details of the current scenario and future projects of the SSC, and Adriana Barbosa, CEO and founder of the startup Vaipe, talking about the platform’s solution and the trends and challenges of HR techs in Brazil. Read the 63 SSNews and have access to news and events about Shared Services! Have a good reading! SSNews Team Edition 63 // Year 2018 Os passos iniciais para introdução do Robotic Process Automation ( RPA) em sua organização Initial steps for introducing Robotic Process Automation (RPA) at your organization Autor | Author Sergio Campangna Sócio do IEG Tecnologia Partner at IEG Tecnologia www.ssconnection.com.br 7 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Artigo O interesse dos executivos das empresas brasileiras pelo RPA aumentou consideravelmente nos últimos anos. Em 2016, por exemplo, era raro encontrar executivos que tinham o RPA em suas agendas. Hoje, o RPA está na agenda de 7 entre 10 empresas no Brasil. Interestings in RPA of executives from brazilian companies has increased considerably in the last few years. By 2016, for example, it was rare to find executives who had RPA on their agendas. Currently, RPA is present at the daily work from 7 of 10 companies in Brazil. No entanto, o assunto ainda é cercado de muitas dúvidas e incertezas sobre onde e como introduzir o RPA nas empresas. However, this subject is still surrounded by many doubts and uncertains about where and how introduce RPA in companies. Então, vamos começar do início. Os processos são realizados pela combinação de tecnologia e pessoas. As pessoas cobrem as lacunas da tecnologia para executá-los, pois adicionam valor ao processo quando interagem com os consumidores, fazem julgamento de valor e interpretam dados. Além disso, elas também executam tarefas que são necessárias, mas não adicionam valor ao processo, que são aquelas baseadas na aplicação de regras de negócio, repetitivas e rotineiras. Vale destacar que a aplicação do RPA nessas tarefas é rápida e traz ganhos consideráveis de redução de custos e de erros. Let’s start from the beggining. The processes are accomplished by people and technology combination. People cover technology gaps to execute the processes, as they add value to the process when they interact with consumers, make value judgements and understand data. Besides that, they also do taks that are necessary, but don’t add value to the process, which are based on business rules aplication, repetitive and routine. It’s worth highlight that RPA application on these tasks is fast and brings considerable gains in cost reduction and errors. 8 Os passos iniciais para introdução do RPA Edition 63 // Year 2018 Já os casos de atividades onde existem muitas variações de padrão e mudanças constantes são grandes problemas para a aplicação de RPA. Por exemplo, a leitura e entrada de dados de notas fiscais no ERP, quando existem diferentes padrões de notas fiscais. Para estes casos, são raras as ferramentas de RPA que apresentam soluções satisfatória e costumam envolver custo alto de implementação. On the other hand, activities cases where there are many variations of pattern and constant changes are huge problems for RPA application. For example, reading and entering invoice data into ERP when there are different invoice standards. In these cases, RPA tools that present a satisfactory solution and are often very costly in implementation are rare. Existem mais de 30 ferramentas de RPA disponíveis no mercado mundial sendo que as principais já estão no Brasil, com parceiros e profissionais certificados, mas ainda existe escassez de profissionais especializados. Os executivos têm muitas dúvidas sobre as reais características de uma ferramenta de RPA, pois os termos RPA, IA (Inteligência Artificial) e ML (Machine Learning) costumam gerar confusão. As ferramentas de RPA não têm IA e ML em funções nativas. Fazendo uma analogia simples é possível entender as diferenças entre IA, ML e RPA: o RPA é como se fosse os seus braços e IA e ML são a sua cabeça. Os robôs de RPA, em sua maioria, não envolvem inteligência artificial e aprendizagem. É preciso combinar outras ferramentas para se conseguir aplicar IA e ML aos robôs. There are more than 30 RPA tools available in the world market and the main ones are already in Brazil, with partners and certified professionals, but there is still a shortage of specialized professionals. Executives have many doubts about the real characteristics of RPA tools, because RPA, AI (Artificial Intelligence) and ML (Machine Learning) are often confusing. RPA tools do not have AI and ML in native functions. By making a simple analogy you can understand the differences between AI, ML, and RPA: RPA is like your arms and AI and ML are your head. RPA robots, for the most part, do not involve artificial intelligence and learning. It’s necessary combine other tools to get AI and ML applied to robots. www.ssconnection.com.br 9 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Article Apesar da grande disponibilidade de ferramentas de RPA no Brasil e do interesse das empresas, a introdução desta tecnologia nas organizações tem gerado muitas dúvidas e ansiedade nos executivos, principalmente em relação à escolha da ferramenta e passos iniciais de sua implementação. Despite great availability of RPA tools in Brazil and companies interest, the introduction of this technology in organizations has generated many doubts and anxiety in executives, especially in relation to tool choice and initial steps of its implementation. 10 Initial steps for introducing RPA Edition 63 // Year 2018 Por fim, abaixo estão listados os 3 principais fatores que devem ser considerados na introdução do RPA em sua organização: Finally, below are listed the top 3 factors that should be considered in RPA introduction at your organization: 1 Envolva a TI o quanto antes Involve IT as soon as possible As questões de infraestrutura, segurança e compliance precisam ser consideradas desde o início da implementação de RPA. É comum a frustração dos projetos de RPA devido a atrasos e riscos associados a estes temas. Além disso a escolha da ferramenta costuma envolver questões familiares para a equipe de TI. Portanto, envolver a TI desde o início do processo contribui em muito para o sucesso do projeto. Infrastructure, security, and compliance issues need to be considered from the beginning of RPA implementation. The frustration of RPA projects is common due to the delays and risks associated with these issues. In addition, tool choice often involves familiar issues for the IT staff. Therefore, engaging IT from the beginning contributes greatly to project success. www.ssconnection.com.br 11 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 2 Artigo Incentive e envolva as pessoas Encourage and involve people Os funcionários que dedicam tempo significativo para processos manuais podem ter medo da automação, devido à ameaça de perder sua relevância na organização. É importante que a automação seja comunicada como uma mudança que vai ajudar essas pessoas e não para substituí-las completamente. Além disso, priorize os ganhos de eficiência ao implementar métricas para comunicar os resultados. Quando os resultados melhoram através da automação, a equipe deve ser reconhecida por seus esforços. Employees who devote significant time to manual processes may be afraid of automation because of the threat of losing their relevance in the organization. It’s important to communicate automation as a change that will help these people and not to replace them completely. Also, prioritize efficiencies earnings by deploying metrics to communicate results. When results improve through automation, the team must be recognized for its efforts. 3 Concentre-se em objetivos específicos Focus on specific goals O objetivo do projeto de RPA deve ser claramente comunicado desde o início para garantir que todos estejam trabalhando em prol de objetivos comuns. RPA project goal should be clearly communicated from the beggining to ensure that everyone is working toward common goals. Se sua equipe entender os benefícios técnicos e comerciais, você poderá gerenciar com mais facilidade os marcos na rota para um resultado bem-sucedido. If your team understands technical and business benefits, you will be able to manage more easily the route to a successful outcome. 12 Os passos iniciais para introdução do RPA Edition 63 // Year 2018 O RPA ainda está em seus estágios iniciais, mas isso não significa que você não pode ficar à frente e se preparar para o futuro. É importante introduzir a mudança com cuidado enquanto se realiza ajustes no perfil dos profissionais para evitar interromper o fluxo de trabalho. Coloque sua organização em primeiro lugar para garantir que os processos diários continuem sendo executados sem problemas. RPA is still in its early stages, but that doesn’t mean you can’t stay ahead and prepare for the future. It is important to introduce the change carefully while making adjustments in professional profile in order to avoid workflow interruption. Put your organization first to ensure that daily processes continue to run smoothly. www.ssconnection.com.br 13 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 A MAIOR PARCEIRA DOS SEUS CLIENTES EM SEUS DESAFIOS DE GESTÃO CSC DIGITAL E CLIENTE EXTERNO Foco na Transformação Digital do CSC através de novas tecnologias como RPA, Digitalização e Analytics contribuindo com serviços superiores para o cliente final da organização BENEFÍCIOS IMPLANTAÇÃO E OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS 14 Business Case, Implementação do CSC, Modelo de Gente & Gestão e Cultura de Gestão de Processos CLIENTE INTERNO Foco na educação da demanda e racionalização dos produtos e serviços através do Modelo dos 3 Pilares EVOLUÇÃO Edition 63 // Year 2018 • Business Case • Implantação de CSC Local e Global • Otimização de Processos • Evolução do Modelo de Governança • Implantação do Catálogo de Serviços • Transformação Digital • RPA / Automação Inteligente de Processos • CSC Analytics São Paulo 11 3104 2367 | Rio de Janeiro 21 2292 3713 visagio.com.br www.ssconnection.com.br 15 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Benchmark em CSC 2019 Compare custos, nível de serviço e práticas de gestão Participe e conquiste excelência no mercado de Serviços Compartilhados! PERÍODO DE APLICAÇÃO FEVEREIRO A AGOSTO Macroprocessos avaliados: Requisition to Pay Order to Cash Fiscal Contabilidade RH TI Facilities Jurídico Contato: pesquisacsc@ieg.com.br | (21) 2431-2930 | Realização: 16 Edition 63 // Year 2018 Software no-code e com rápida implementação para gerenciar os processos do seu Centro de Serviços Compartilhados Descubra como a sua empresa pode produzir ainda mais com a nossa plataforma personalizável. Automatize processos e integre com RPA Gerenciamento efetivo de SLA Simplifique os processos e crie uma transferência fluida entre os funcionários e o RPA. Melhore a gestão do tempo e evite empecilhos. Customizações sem código Comunicação centralizada Redução de riscos operacionais Configure fluxos de trabalho com facilidade. Gerencie toda a comunicação do seu time em uma única plataforma. Centralize todos os processos e as informações. Relatórios completos Aperfeiçoe processos e elimine gargalos. Gestores de mais de 20 mil empresas em 150 países confiam no Pipefy para organizar seus processos. “O tempo médio para o design de um processo em outras ferramentas é de quatro meses. O Pipefy modelou os workflows em cerca de 15 a 20 minutos“ - Aditya Sengupta, Equipe de Transformação da Wipro. p i p e f y. c o m s a l e s @ p i p e f y. c o m www.ssconnection.com.br 17 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 RPA para maximizar o valor das indústrias Robotic Process Automation to create maximum business value across industries Fonte/Source: Deccan Chronicle www.deccanchronicle.com 18 RPA para maximizar o valor das indústrias Edition 63 // Year 2018 Quando RPA trabalha em colaboração com BPM, a dupla pode fazer maravilhas em uma organização: When RPA works in collaboration with BPM, the duo can do wonders in an organization: A fim de ser verdadeiramente digital e conectado, seus processos de negócios subjacentes desempenham um papel fundamental. Essas tecnologias precisam ser bem ligadas aos seus processos. Quando o Robotic Process Automation (RPA) trabalha em colaboração com o Business Process Management (BPM) a dupla pode fazer maravilhas em uma organização. Sem levar em consideração o seu tipo de indústria, você poderá conseguir uma eficiência mais elevada, custos mais baixos, um engajamento mais elevado do empregado e uma melhor experiência do cliente. Leia os tópicos abaixo para saber como você pode aproveitar RPA com BPM para criar o máximo de valor ao seu negócio, trazer velocidade ao próximo nível e transparência em suas operações: In order to be truly digital and connected, your underlying business processes play a key role. These technologies need to be tied well to your processes. When Robotic Process Automation (RPA) works in collaboration with Business Process Management (BPM), the duo can do wonders in an organization. Regardless of your industry type, you’ll be able to achieve higher efficiency, lower costs, higher employee engagement and better overall customer experience. Read the topics below to learn how you can leverage RPA with BPM to create maximum business value and bring the next level of speed, and transparency into your operations: www.ssconnection.com.br 19 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Article Racionalizando reivindicações do seguro: Rationalizing insurance claims: O lado administrativo do processamento de seguros envolve uma papelada monstruosa, troca de arquivos, dados e uma série de outras atividades. E, desde a precisão e velocidade de processamento que desempenham um papel fundamental na gestão de sinistros, o RPA e BPM se unem para ajudar as seguradoras a reduzir o tempo de processamento e melhorar a produtividade global. Em um típico caso de processamento de declarações, os agentes gastam muito tempo e esforço em validar manualmente as informações dos clientes. Ao utilizar robôs para validar essas informações, você pode facilmente aprovar ou rejeitar declarações e garantir o processamento de declarações sem complicações. Com a melhor distribuição de trabalho, os robôs servem para eliminar o escopo de erros humanos, reduzindo os custos globais. Eles verificam automaticamente e leem documentos de declarações de entrada e extraem os dados mais relevantes em conjunto com as palavras-chave definidas. Administrative side of claims processing involves humongous paperwork, exchange of files and data and a host of other activities. And, since accuracy and processing speed play a key role in claims management, RPA and BPM come together to help insurers reduce processing time and enhance overall productivity. In a typical claims processing case, agents spend a lot of time and effort in manually validating customers’ information. By leveraging bots to validate this information, you can easily approve or reject claims and ensure hassle-free claims processing. With optimum work distribution, bots eliminate the scope of human errors, while reducing overall costs. They auto-scan and read incoming claims documents and extract the most relevant data in conjunction with the defined keywords. 20 RPA to maximize the value of industries Edition 63 // Year 2018 Serviços Compartilhados: Shared Services: O objetivo básico de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é alcançar um nível mais alto de qualidade de serviço a um custo mais baixo. No entanto, com a alta intervenção manual em cada fase, a falta de monitoramento eficaz e mecanismo de rastreamento, e fluxos de trabalho opacos, o resultado final é o retardo da tomada de decisão e custos operacionais mais elevados. Para combater esses desafios, o RPA junto com BPM pode provar ser fundamental para alcançar maior eficiência em Contas a Pagar. Com robôs, você pode operar 24x7 e conseguir uma melhor taxa de transferência. E, ao mesmo tempo, as capacidades do BPM permitem gerenciar exceções e aprimorar o processo de melhoria. A dupla tem a capacidade de redefinir o Contas a Pagar orquestrando processos e eliminando erros. The basic objective of a Shared Services Center (SSC) is to achieve a higher level of service quality at a lower cost. However, with high manual intervention at every stage, lack of effective monitoring and tracking mechanism, and opaque workflows, the end outcome is delayed decision-making and higher operational costs. To combat these challenges, RPA along with BPM can prove to be instrumental in achieving higher efficiency in Accounts Payable (AP). With bots, you can operate 24x7 and achieve better throughput. And, at the same time, BPM capabilities allow you to manage exceptions and drive process improvement. The duo holds the capability to redefine the AP process by orchestrating processes and eliminating errors. www.ssconnection.com.br 21 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Artigo Compra ao Pagamento Procure to Pay Você pode agilizar o consumo de faturas de fornecedor com BPM, e auto atribuir faturas aos trabalhadores com base em regras predefinidas. Ao utilizar robôs em todo o processo, você pode minimizar as entregas manuais e verificar se há faturas e pagamentos de fornecedor. You can streamline the consumption of vendor invoices with BPM, and auto-assign invoices to workers based on pre-defined rules. By leveraging bots across the process, you can minimise manual handoffs and check for vendor invoices and payments. Pedido ao Faturamento 22 Order to Invoice Vvocê pode analisar e estabelecer citações de vendas, e validar ordens de vendas com robôs. Usando o monitor de atividade de negócios do BPM, você pode monitorar o crédito do cliente. Além de facilmente poder criar, distribuir e monitorar faturas do cliente e processar pagamentos de clientes. You can analyse and establish sales quotes, and validate sales orders with bots. Using BPM’s Business Activity Monitor, you can monitor customer credit. You can easily create, distribute and track customer invoices, and process customer payments. Registro ao Relatório Record to Report Você pode eliminar o trabalho manual e simular ações humanas para registrar as entradas no diário. Aproveitando os robôs, você pode conciliar contas, colaborar e gerenciar transações entre empresas, e manter um controle detalhado de dados mestre de contabilidade para fins de auditoria e regulamentação. You can eliminate manual work and emulate human actions to record journal entries. Leveraging bots, you can reconcile accounts, collaborate and manage intercompany transactions, and keep a track of detailed accounting master data for audit and regulatory purposes. RPA para maximizar o valor das indústrias Edition 63 // Year 2018 Empregado a bordo no RH: Employee Onboarding in HR: Com robôs nos bastidores, o RH valida as informações de novos contratados e troca e-mails com as equipes envolvidas para iniciar os processos exigidos. Os robôs leem e-mails, extraem as informações necessárias, e armazenam no banco de dados. Em caso de falta de informação, os robôs automaticamente enviam um e-mail para os respectivos candidatos, pedindo-lhes para preencher as informações necessárias. Em seguida, validam as informações fornecidas, digitalizam através do banco de dados de terceiros e notifica as equipes para que tomem as medidas apropriadas para a integração tranquila de novos contratados. With bots behind the scenes, HR validates new hires’ information and exchange emails with the involved teams to initiate the required processes. Bots read emails, extract the required information, and store it in the database. In case of missing information, bots automatically send an email to the respective candidates, asking them to fill in the required information. Bots then validate the provided information, scan through the third-party database and intimate dependent teams to take appropriate actions for smooth onboarding of new hires. www.ssconnection.com.br 23 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Article Resolução de litígios no banco: Resolution of bank litigation: Com robôs no local, você pode maximizar a eficiência do processo e reduzir os custos de implementação por uma margem significativa. Por exemplo, os robôs entram em plataformas interbancárias, buscam os dados e iniciam um caso em BPM. Eles validam transações e investigam litígios. Além disso, com base em regras predefinidas e habilidades cognitivas dos robôs, se uma disputa é válida, eles iniciam um reembolso, status de atualização na plataforma interbancária contra a disputa correspondente e movem o caso para o encerramento. With bots in place, you can maximise the process efficiency and bring down implementation costs by a significant margin. For instance, robots log into interbank platforms, fetches the data and initiate a case in BPM. They validate transactions and investigate disputes. Further, based on predefined rules and cognitive skills of bots, if a dispute stands valid, bots initiate a refund, update status in the interbank platform against the corresponding dispute and move the case to closure. Eficiente iniciação de empréstimo de hipoteca residencial: Efficient residential mortgage loan initiation: Com os robôs, eles podem iniciar um empréstimo através da codificação de dados dos clientes contra os campos apropriados. Eles automaticamente buscam e acumulam informações necessárias e iniciam ordens de terceiros. Os robôs digitalizam imagens, dividem e enviam dados do cliente no formato exigido, e aumentam as exceções sempre que necessário. Para cada caso, os robôs economizam uma quantidade significativa de tempo e eficiência de unidade no processo global. With bots, they can initiate a loan by keying customers’ data against appropriate fields. They automatically fetch and accumulate required information and initiate third-party orders. Bots scan images, split and upload customer data in the required format, and raise exceptions wherever necessary. For each case, bots save a significant amount of time and drive efficiency in the overall process. 24 RPA to maximize the value of industries A oportunidade com RPA é real e detém uma tremenda promessa em todas as indústrias. Além da economia de custos, essa tecnologia transmite uma cultura de melhor prestação de serviços. Garantindo também uma maior taxa de transferência, maior controle e flexibilidade e trabalhadores mais felizes. E, tudo isso eventualmente leva a clientes mais felizes. Portanto, promova o RPA para trazer o próximo nível de velocidade, a transparência em suas operações e colher as vantagens máximas desta tecnologia da nova era. Edition 63 // Year 2018 The opportunity with RPA is real and holds tremendous promise across all industries. Beyond cost savings, it instils a culture of better service delivery. It also ensures greater throughput, higher control and flexibility and happier knowledge workers. And, all of this eventually leads to happier customers. Therefore, leverage RPA to bring the next level of speed, transparency into your operations and reap maximum advantages of this new-age technology. www.ssconnection.com.br 25 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 IEG Tecnologia O IEG Tecnologia é uma empresa inovadora que implementa a força digital de trabalho de maneira pragmática e rápida. Nasceu da combinação da experiência de 10 anos do IEG em realizar pesquisas e projetos para mais de 120 empresas em 15 países. Com a expertise de profissionais em Robotic Process Automation e Inteligência Artificial, o IEG Tecnologia define a melhor solução conforme o nível de maturidade de RPA da sua organização. Melhorias no Processo + Automação (RPA) Aumento de controle e aderência de processos à governança Automação e integração com plataformas atuais sem necessidade de grandes intervenções e de rápida implantação Redefinição de papéis e responsabilidades com liberação de tempo para atividades de maior valor agregado Escalabilidade, padronização de execução, controle de produtividade e contínua adaptação aos processos 26 contato: tecnologia@ieg.com.br | (21) 2431-2930 Edition 63 // Year 2018 TEC Com o objetivo de mensurar o nível de satisfação dos clientes internos e/ou externos do CSC em relação aos serviços prestados, o estudo pode ser aplicado em qualquer setor da economia. Além dos resultados, a equipe mostra os principais pontos a serem melhorados e desenvolvidos pela organização, elaborando um diagnóstico com as principais variáveis que afetam os serviços. Exemplo de Análise do cruzamento entre o Nível de Satisfação dos Clientes do CSC e a Expectativa dos Gestores dos serviços prestados Oportunidade Destaque Oportunidade Crítico É possível ainda cruzar o nível de satisfação com a expectativa dos gestores e o nível de serviço medido no que tange a indicadores de desempenho. Dessa forma a empresa identificará os gaps existentes, tanto em relação à gestão, quanto à entrega efetiva. Linha de Serviço Processo 3 Processo 5 Processo 2 Processo 4 Processo 6 2 Geral Contas a Pagar CND Ativo Fixo Contas a Receber Contabilidade Geral Folha de Pagamento Impostos Diretos Cadastro Service Desk Admissão e Demissão 1. Satisfação vs. Indicadores Processo 1 1 2. Satisfação vs. Expectativa Realizada em diferentes setores da economia, a pesquisa se mostra fundamental para empresas que buscam melhoria contínua na qualidade da entrega e no nível de satisfação dos clientes. Empresas que já participaram da pesquisa: (21) 2431-2930 pesquisas@ieg.com.br www.ieg.com.br www.ssconnection.com.br 27 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Entrevista com Interview with Bruno FELIPETTO Head of Process Improvement da FCA Latam Head of Process Improvement at FCA Latam 28 FCA Edition 63 // Year 2018 Um dos maiores grupos automotivos do mundo, com tradição e reconhecimento no mercado brasileiro, a Fiat Chrysler Automobiles (FCA) possui o compromisso global de investir em projetos inovadores que possibilitem diminuir o impacto dos automóveis no meio ambiente, aumentar a segurança e a conectividade dos veículos e, assim, elevar a competitividade de seus produtos. Parte valiosa desse trabalho é executada em seus 84 Centros de Pesquisa e Desenvolvimento espalhados por todo o mundo, sob um investimento anual de cerca de 4 bilhões de euros. One of the largest automotive groups in the world, with tradition and recognition in the Brazilian market, Fiat Chrysler Automobiles (FCA) has the global commitment to invest in innovative projects that allow to reduce the impact of automobiles on the environment, increase the safety and connectivity of vehicles and thus raise the competitiveness of their products. A valuable part of this work is carried out in its 84 Research and Development Centers scattered around the world, under an annual investment of about 4 billion euros. Sétimo maior fabricante mundial de automóveis, a FCA tem unidades produtivas em 40 países e presença comercial em aproximadamente 150. No Brasil, a empresa mantém dois Centros de Pesquisa e Desenvolvimento, localizados em Betim (MG) e Recife (PE). The seventh largest automobile manufacturer in the world, FCA has production units in 40 countries and a commercial presence in approximately 150. In Brazil, the company maintains two Research and Development Centers, located in Betim (MG) and Recife (PE). O CSC da Fiat Chysler Automobiles Criado em 1998, o Centro de Serviços Compartilhados da FCA é um dos mais antigos do Brasil e foi implementado após uma decisão do grupo em ter uma área voltada para serviços administrativos. Com o passar dos anos, o FCA Services (como é chamado o CSC do Grupo) foi evoluindo, até se tornar uma empresa com CNPJ próprio, comitê executivo e planejamento estratégico, deixando de ser apenas uma unidade de negócio, apesar de não ter objetivo de lucro. Fiat Chysler Automobiles’ SSC Created on 1998, FCA’s Shared Services Center is one of the oldest of Brazil and was implemented after a decision by the group to have an area dedicated to administrative services. Over the years, FCA Services (as is called the SSC group) was evolving, until it became a company with its own CNPJ, executive committee and strategic planning, ceasign to be just a business unit, although it has no objective of profit. www.ssconnection.com.br 29 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Interview O CSC da FCA está presente em vários países ao redor do mundo. Além do Brasil, conta com unidades na Espanha, Alemanha, EUA, México, Sérvia e Argentina. Este último, por sinal, é o único Centro da empresa que objetiva margem de lucro em suas ações. A finalidade do CSC brasileiro é a prestação de serviços ligados às áreas como Contabilidade, Fiscal, Financeiro, RH, Comércio Exterior, entre outras. Para isso, o Centro conta com cerca de 1.100 funcionários que o auxiliam no atendimento de mais de 37 empresas. Para mostrar como a tecnologia vem ajudando o FCA Services a ser cada vez mais produtivo, Bruno Felipetto, Head of Process Improvement da FCA Latam, concedeu uma entrevista para a SSNews para dar mais detalhes do cenário atual e projetos futuros. 30 FCA’s SSC is present in several countries around the world. In addition to Brazil, it has units in Spain, Germany, USA, Mexico, Serbia and Argentina. This last one, by the way, is the only Center within of the company that aims profit margin in its actions. The purpose of the Brazilian SSC is the provision of services related to areas such as Accounting, Tax, Financial, HR, Foreign Trade, among others. For that, the Center has about 1,100 employees who assist in the attendance of more than 37 companies. To show how technology has been helping FCA Services to be increasingly productive, Bruno Felipetto, Head of Process Improvement at FCA Latam, gave an interview to SSNews bringing more details of the current scenario and future projects. FCA Principais tecnologias do CSC Inicialmente, o CSC da FCA possuía a TI como seu principal serviço, entretanto, ao longo dos anos, o Grupo decidiu focar no que é core business. Por isso, o FCA Services apresenta uma área própria de TI para suportar toda a operação do Centro, ou seja, quem desenvolve os sistemas internos é a TI do próprio FCA Services. Dentre as tecnologias utilizadas pelo CSC, o Head of Process Improvement da FCA enfatizou a importância das ferramentas que interagem diretamente com o usuário, como as tecnologias móveis ou em nuvem. Atualmente, elas são uma das principais tendências tecnológicas do mercado. Trabalhar para que os funcionários dependam cada vez menos do desktop é um dos objetivos do Centro de Serviços em relação ao investimento nas tecnologias em nuvem como a plataforma do Google, o G Suite. Bruno Felipetto afirma que colocar na palma da mão do funcionário informações de viagens ou sobre o contracheque eletrônico, por exemplo, é proporcionar maior liberdade e velocidade para realizar processos rotineiros e, consequentemente, garantir uma melhor experiência de trabalho e produtividade. Edition 63 // Year 2018 Main Technologies of SSC Initially, the SSC from FCA possessed IT as main service, however, over the years, the group decided to focus on what is core business. Therefore, FCA Services presents its own IT area for support all operation of the Center, that is, who develops the internal systems is the IT of FCA Services itself. Among the technologies used by the SSC, the FCA’s Head of Process Improvement emphasized the importance of the tools that interact directly with the user, as the technologies mobile or cloud. Currently, they are one of the main technological trends of the market. Working for employees to rely less and fewer on the desktop is one of the Service Center’s goals for investing in cloud technologies such as the Google platform, G Suite. Bruno Felipetto claims: put in the palm of the employee’s hand travel information or on the electronic paycheck, for example, is greater freedom and speed to carry out routine processes and, consequently, ensure a better working experience and productivity. www.ssconnection.com.br 31 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Entrevista Além disso, o FCA Services dispõe de uma área de melhoria contínua e inovação focada não apenas na implementação de novas tecnologias, mas também na construção de uma cultura organizacional que objetiva a fase da experimentação nos processos. Atualmente, está sendo utilizada uma ferramenta de gestão da produtividade dos funcionários que ajuda a identificar potenciais automações nas atividades do CSC. Bruno afirma que vivemos em uma era de abundância de ofertas tecnológicas, por isso, o foco deve ser em classificar os gaps já conhecidos pela organização e que são gargalos para a operação. Sendo assim, é importante atuar em micro processos, ou seja, o ideal é “começar no terreno conhecido” e ir evoluindo aos poucos na implementação das tecnologias. Não é simplesmente utilizar o Robotic Process Automation (RPA) em todos os processos, por exemplo. 32 In addition, FCA Services has an area of continuous improvement and innovation focused not only on the implementation of new technologies, but also in the construction of an organizational culture that aims at the phase of experimentation in the processes. Currently, an employee productivity management tool is being used to help to identify potential automations in SSC activities. Bruno affirms that we live in an era of abundance of technological offerings, so the focus should be on classifying the gaps already known by the organization and which are bottlenecks for the operation. Thus, it is important to act in micro processes, that is, the ideal is “start on the known ground” and gradually evolve in the implementation of technologies. It is not simply using Robotic Process Automation (RPA) in all processes, for example. FCA Projetos do CSC para 2019 Os projetos tecnológicos do FCA Services em 2019 estão focados no RPA, na migração da plataforma para o G Suite e o uso de Inteligência Artificial. O Grupo criou recentemente um comitê global sobre RPA para direcionar os Centros de Excelência. No Brasil, estão com duas frentes de atuação, sendo uma dentro do próprio CSC e outra nas empresas do Grupo. O Robotic Process Automation é apontado como o principal projeto da empresa. “A empresa que não evoluir com o RPA, ficará para trás em termos de tecnologia”, destaca Bruno. É importante ressaltar que o RPA tem sido relevante dentro dos processos do CSC, entretanto o FCA Services considera que ainda está na etapa inicial quanto ao uso desta tecnologia. Edition 63 // Year 2018 SSC Projects for 2019 Technological projects of FCA Services in 2019 are focused on RPA, the migration of the platform to G suite and the use of Artificial Intelligence. The group recently created a global RPA committee to direct the Centers of Excellence. In Brazil, they have two fronts, one within the SSC itself and another in the group’s companies. Robotic Process Automation is appointed as the company’s main project. “The company that does not evolve with RPA will stay behind in terms of technology,” Bruno says it is important to emphasize that RPA has been relevant within SSC processes, however FCA Services considers that it is still in initial stage regarding the use of this technology. www.ssconnection.com.br 33 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Interview Com relação à plataforma do Google, o Head da FCA salienta que o objetivo é sair de ferramentas tradicionais como o Excel, por exemplo, e migrar para a tecnologia em nuvem, o G Suite. Iniciado em 2018, este é um grande projeto para conectar toda rede da organização, facilitar a utilização das ferramentas de comunicação e, consequentemente, proporcionar ao usuário experiências mais digitais, uma das estratégias do CSC da FCA. Outro projeto que vem sendo avaliado pela organização e deve seguir para o ano que vem é a utilização de soluções com Inteligência Artificial para o Centro de Serviços Compartilhados. Essa tecnologia, que está em evidência nos últimos anos, tem mudado a forma como as pessoas interagem com os computadores, potencializando assim, as tarefas do dia a dia e o processo de tomada de decisões dentro das organizações. Entretanto, Bruno ressalta que a tecnologia não é apenas uma ferramenta. Para os projetos darem certo, é importante seguir a principal tendência atual: o mindset digital. Regarding Google’s platform, the Head of FCA stresses that the goal is to exit traditional tools like Excel, for example, and migrate to cloud technology, G Suite. Started in 2018, this is a great project to connect the entire network of the organization, facilitate the use of communication tools and, consequently, provide the user with more digital experiences, one of the strategies of FCA’s SSC. Another project that has been evaluated by the organization and should follow next year is the use of solutions with Artificial Intelligence for the Shared Services Center. This technology, which has been in evidence in recent years, has changed the way people interact with computers, thus enhancing the day-to-day tasks and decision-making process within organizations. However, Bruno points out that technology is not just a tool. For projects to work, it is important to follow the main current trend: the digital mindset. 34 FCA Segundo o entrevistado, transformação digital está ligada a um novo mindset e não à tecnologia. As empresas costumam enxergar as vantagens das automações ligadas somente ao retorno financeiro, mas precisam visualizar também os benefícios mais intangíveis como o compliance, segurança, entre outros. Errar com esse novo contexto tecnológico de transformação digital é um ponto fundamental. Grandes CSCs ainda acreditam que o erro é algo ruim e por isso não conseguem inovar dentro de suas empresas. Portanto, Bruno Felipetto conclui que “Precisamos viver a fase de experimentação e aprender com os erros que podem ocorrer para, com isso, conseguir visualizar com clareza os pontos de oportunidades de automação e, consequentemente, trazer mais inovação para a empresa.” Edition 63 // Year 2018 According to the interviewed, digital transformation is linked to a new mindset and not to technology. Companies often see the advantages of automations linked only to financial return but need to see also the most intangible benefits such as compliance, security, among others. Make a mistake with this new technological context of digital transformation is a fundamental point. Large SSCs still believe that the error is something bad and so they cannot innovate within their companies. Therefore, Bruno Felipetto concludes: “We need to live the experimentation phase and learn from the mistakes that can occur to, with this, be able to clearly visualize points of opportunities for automation and, consequently, bring more innovation to the the company.” “Precisamos viver a fase de experimentação e aprender com os erros que podem ocorrer para, com isso, conseguir visualizar com clareza os pontos de oportunidades de automação e, consequentemente, trazer mais inovação para a empresa.” “We need to live the experimentation phase and learn from the mistakes that can occur to, with this, be able to clearly visualize the points of opportunities for automation and, consequently, bring more innovation to the the company.” www.ssconnection.com.br 35 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 IEG Projetos O IEG Projetos apoia as empresas na realização de diagnósticos, reestruturação de áreas, revisão de processos e elaboração de trilhas de carreira, focando na melhoria de desempenho e atingimento da excelência Gestão de Pessoas Educação Corporativa Modelos de Gestão de RH Gestão por Competências Trilhas de Carreira Análises de Performance e Big Data Análises quantitativas para tomada de decisão Análise de investimentos Indicadores de Desempenho Estratégia e Inovação Logística e Supply Chain CSC Prototipação e Implementação Planejamento Logístico Análise de Custeio de áreas Análise de Produtos e Serviços Análise de Custos Logísticos Análise para Melhoria dos Serviços Design de Inovação Gestão Estratégica de Estoques Gestão Interina Construção de ferramentas analíticas de suporte Planejamento da Demanda Estruturação do CSC Modelo de Gestão Há cerca de 10 anos realiza projetos estratégicos, táticos e operacionais para as principais empresas multinacionais e brasileiras, tais como: Bunge, Estácio, Coca-Cola, Petrobras, Vale, entre outras. 36 www.ieg.com.br (21) 2431-2930 Edition 63 62 // Year 2018 SHARED SERVICES ACADEMY powered by Como incorporar as melhores práticas e as tendências de mercado no dia a dia de seu CSC? A SSACADEMY é uma nova experiência de educação, pensada para desenvolver talentos e proporcionar aprendizagem contínua em todos os níveis do CSC Realizada pelo IEG em conjunto com as maiores empresas do país, inovamos no desenvolvimento de equipes do CSC, agregando uma visão mais analítica à área e possibilitando que a mesma empreenda mudanças em seu perfil de atuação >> Faça parte desse grupo exclusivo ALGAR BRASKEM BRF CCR ECORODOVIAS FCA FIERGS GERDAU GPA GRSA GRUPO CALCENTER GRUPO ONCOCLÍNICAS NATURA RANDON SABESP SAINT-GOBAIN SIEMENS Saiba mais em WWW.SSACADEMY.COM. BR www.ssconnection.com.br 37 33 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 38 Edition 63 // Year 2018 Entrevista com Interview with Adriana Barbosa CEO e fundadora da Vaipe CEO and founder of Vaipe startup www.ssconnection.com.br 39 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Entrevista Novas tecnologias já estão modificando o funcionamento do mercado de trabalho e automatizando diversas operações. Como plataformas de RH digital como a Vaipe estão auxiliando profissionais de recursos humanos nessa transformação digital? New technologies are already modifying the functioning of the job market and automating various operations. How are digital HR platforms such as Vaipe helping human resources professionals in this digital transformation? A Vaipe ajuda na transformação digital porque automatiza os processos de Gente e Gestão. Nós otimizamos o tempo desses profissionais que conseguem focar na criação de uma cultura de alta performance sem gastar energia com procedimentos operacionais. Assim, o RH adota um caráter mais estratégico com tomadas de decisão ágeis e assertivas. Portanto, com a Vaipe, o RH pode focar nos objetivos organizacionais e trabalhar para destacar a empresa no mercado, solucionando dores como retenção de talentos, falta de reconhecimento, diálogo e planos de desenvolvimento, manutenção da cultura ao escalar o time e identicação das causas de turnover. 40 Vaipe helps in the digital transformation because it automates the processes of People and Management. We optimize the time of these professionals who can focus on creating a high performance culture without spending energy with operating procedures. Thus HR adopts a more strategic character with agile and assertive decision-making. Therefore, with Vaipe, HR can focus on organizational objectives and work to highlight the company in the market, solving pains such as retention of talent, lack of recognition, dialogue and development plans, culture maintenance when scaling up the team and identification turnover causes. VAIPE Edition 63 // Year 2018 Quais os principais benefícios da plataforma no que tange à produtividade e engajamento dos profissionais nas organizações? What are the main benefits of the platform in terms of professionals productivity and engagement in organizations? Com o termômetro de engajamento eNPS da Vaipe, as empresas têm mensalmente o índice de engajamento dos colaboradores e, com a pesquisa de clima semanal, identificam pontos de melhoria dentro do negócio. A partir desses dados, elaboram estratégias para garantir o alinhamento entre organização e colaboradores e gerar orgulho de pertencer. Uma vez engajados, os colaboradores são 5x mais propensos a indicar a empresa, 5x mais comprometidos com entrega e 3x mais propensos à inovação. Ou seja, colaboradores satisfeitos são mais produtivos e são a chave para o sucesso. With Vaipe’s eNPS engagement thermometer, companies have a monthly employee engagement rate and, with weekly climate research, identify improvement points within the business. From these data, they develop strategies to ensure alignment between organization and employees and generate pride of belonging. Once engaged, employees are 5x more likely to indicate the company, 5x more committed to delivery and 3x more prone to innovation. That is, satisfied contributors are more productive and are the key to success. De que forma as soluções da Vaipe contribuem para uma cultura ágil e digital dentro da área de RH? How do Vaipe solutions contribute to an agile and digital culture within HR area? www.ssconnection.com.br 41 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Interview Temos a metodologia Vaipe de RH ágil baseada no ciclo: pergunte, escute, melhore. Na primeira fase “pergunte” fazemos diagnósticos por meio de coletas digitais. Na etapa do “escute”, garantimos que todas as opiniões dos colaboradores sejam levadas em conta e analisamos os resultados da empresa versus mercado. Entendemos os gaps e pensamos em planos de ação para, no último passo “melhore” colocar esses planos em prática e acompanhar seus efeitos. Dessa forma, simplificamos o trabalho do RH e permitimos decisões ágeis baseadas em dados para melhorias assertivas. Tudo para desenvolver pessoas e impulsionar o crescimento do negócio. We have Vaipe’s agile HR methodology based on the cycle: ask, listen, improve. In the first phase “ask” we make diagnoses through digital collections. At the “listen” stage, we ensure that all employees opinions are taken into account and we analyze company’s result versus market. We understand gaps and think of action plans so that in the last step “better” put these plans into practice and monitor their effects. In this way, we simplify HR work and allow agile, data-driven decisions for assertive improvements. All to develop people and drive business growth. Na sua opinião, quais são os principais desafios enfrentados atualmente pelos gestores de Recursos Humanos? In your opinion, what are the main challenges currently faced by Human Resources managers? A Vaipe, em parceria com as startups do HUB HR Tech Brasil, fez a pesquisa Tendências do RH digital, da qual mais de 400 executivos da área foram convidados a participar. O objetivo da pesquisa era conhecer as maiores preocupações de Gente e Gestão e entender quais tendências as empresas mais adotam. Descobrimos que, atualmente, a maior preocupação do setor é criar uma cultura ágil e digital nas empresas (60% das empresas se preocupam com esse tema). Por isso, acredito que o maior desafio dos gestores seja tornar o RH mais estratégico, com o foco em gerar mais valor para a empresa ao simplificar o trabalho com a digitalização de seus processos. 42 VAIPE Edition 63 // Year 2018 Vaipe, in partnership with HUB HR Tech Brasil startups, conducted Digital HR Trends survey, of which more than 400 executives from the area were invited to participate. The research objective was to know People and Management major concerns and to understand which tendencies companies adopt most. We found that, currently, the sector’s main concern is to create an agile and digital culture in companies (60% of companies worry about this issue). Therefore, I believe that the greatest challenge for managers is to make HR more strategic, with a focus on generating more value for the company by simplifying the work with processes digitalization. Quais são os próximos passos e tendências para as HR Techs no Brasil? What are next steps and trends for HR Techs in Brazil? As HR Techs no Brasil estão focadas em educar todo o mercado de profissionais de Gente e Gestão para que esses profissionais sejam protagonistas dentro das empresas. Isso é crucial porque os profissionais de Gente e Gestão são os embaixadores que ajudam as empresas nessa mudança de mindset ágil e analítico dentro das organizações. HR Techs in Brazil are focused on educating the entire market of People and Management professionals so that these professionals are protagonists within companies. This is crucial because People and Management professionals are the ambassadors who help companies in this agile and analytical mindset shift within organizations. www.ssconnection.com.br 43 SHARED Services News 62 // Ano 2018 Edição 63 SUA EMPRESA OFERECE SERVIÇOS E S O L U Ç Õ E S PA R A C E N T R O S D E S E R V I Ç O S C O M PA R T I L H A D O S ? Então, não deixe de anunciar na SHARED SERVICES NEWS! + de 17 mil leituras Distribuída eletronicamente nas maiores empresas do país + de 3 mil contatos + de 60 edições A Revista do IEG é pioneira sobre o tema, reunindo o principal conteúdo do mercado de CSC. Informações: contato@ssconnection.com.br | (21) 2215-5679 44 42 Edition 6362 //// Year 2018 Edition Year 2018 O principal canal de conteúdo de Serviços Compartilhados está pronto para levar até você o que há de mais atual no mundo dos CSCs! Tenha acesso em um só lugar a: PÚBLICO SEGMENTADO INTERAÇÃO COM MÍDIAS DIGITAIS CONTEÚDO DIFERENCIADO PROJETOS CUSTOMIZADOS + www.ssconnection.com.br www.ssconnection.com.br 4543 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 News Reuniões dos Grupos de Discussão Discussion Groups Meetings Reunião do Grupo Somar realizada no dia 25/10/2018, no Sistema FIEP, em Curitiba/PR. O tema do encontro foi Redução de Custos. Meeting of Somar Group held on day 10/25/2018, at Sistema FIEP, in Curitiba/PR. The theme of the meeting was Costs Reduction. 46 Reuniões dos Grupos de CSC Edition 63 // Year 2018 A reunião do Grupo Inova foi realizada no dia 25/10/2018, na Amaggi, em Cuiabá (MT). Com os temas Automação/RPA e Recebimento Fiscal. Inova’s meeting was held on the day 10/25/2018, at Amaggi, in Cuiabá (MT). With the themes Automation/RPA and Invoice Receipt. A reunião do Coopera+ foi realizada no dia 23/10/2018, na Arteris - Ribeirão/SP. O tema do encontro foi Integração de novos serviços/novas empresas no CSC. Coopera+’s meeting was held on the day 10/23/2018, at Arteris - Ribeirão/SP. The theme of the meeting was Integration of new services/new companies in SSC. www.ssconnection.com.br 47 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 O IEG realizou a primeira edição do Technology Evolution Conference em São Paulo IEG held the first edition of the Technology Evolution Conference in São Paulo O evento reuniu diversos profissionais interessados em saber mais sobre as principais inovações tecnológicas do mercado. No dia 29 de novembro, no Rooftop 5 & Centro de Convenções em São Paulo, ocorreu a primeira edição do Technology Evolution Conference, organizado pelo Instituto de Engenharia de Gestão (IEG). Com dois palcos, Tech Conference e Tech Alley, o evento contou com diversas palestras, apresentações e pitches de startups e fornecedores de soluções tecnológicas. The event brought together several professionals interested in knowing more about the main technological innovations in the market. On November 29th, at the Rooftop 5 & Convention Center in São Paulo, there was the first edition of Technology Evolution Conference, organized by theInstitute of Management Engineering (IEG). With two stages, Tech Conference and Tech Alley, the event featured several lectures, presentations and pitches of startups and suppliers of technological solutions. 48 Edition 63 // Year 2018 Internet das Coisas, Machine Learning, RPA, foram algumas das tecnologias abordadas nas apresentações ao longo do evento. Além disso, a programação contou com uma votação entre os participantes para saber qual era a startup mais inovadora do TEC. A vencedora foi a VExpenses que pôde se apresentar no palco Tech Conference e falar mais sobre sua tecnologia de Gestão do Reembolso de Despesas Corporativas. Internet of Things, Machine Learning, RPA, were some of the technologies addressed in the presentations throughout the event. In addition, the program counted on a vote among the participants to know what was the most innovative startup of TEC. The winner was VExpenses who were able to perform on the Tech Conference stage and talk more about their Corporate Expense Refund Management technology. www.ssconnection.com.br 49 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 50 Edition 63 // Year 2018 Após um dia intenso, nada melhor que um happy hour. A atividade foi patrocinada pelo Pipefy e agradou bastante os participantes do evento. Em sua primeira edição, o Technology Evolution Conference 2018 foi um sucesso. After an intense day, nothing better than a happy hour. The activity was sponsored by Pipefy and greatly pleased the participants of the event. In its first edition, the Technology Evolution Conference 2018 was a success. www.ssconnection.com.br 51 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 News MOSAIC TERÁ PRÉDIO PRÓPRIO EM UBERABA Mosaic will have its own building in Uberaba A Mosaic Fertilizantes decidiu pela construção de um prédio próprio, no Parque Tecnológico de Uberaba, no Triangulo Mineiro, para sediar seu Centro de Soluções Compartilhadas (CSC). Em nota, a empresa informou que a decisão é resultado de estudo financeiro que mostrou que a nova construção é a melhor opção a longo prazo. “Essa decisão reforça ainda mais o compromisso da empresa para o desenvolvimento sustentável da cidade de Uberaba”, diz o informe. A previsão inicial era que o CSC ficasse em um prédio cedido pela prefeitura. Para o secretário de Desenvolvimento Econômico e Turismo da cidade, José Renato Gomes, a medida mostra que a empresa está firme em seu interesse de permanecer na cidade. Além disso, segundo ele, a instalação do CSC no Parque Tecnológico pode servir como atrativo para que outras empresas instalem centros desse tipo na cidade. Fonte | Source Diário do comercio www.diariodocomercio.com 52 Mosaic Fertilizers decided to build its own property, at Uberaba’s Technology Park, to host its Shared Solutions Center (SSC). In note, the company reported that the decision is a result of financial study that showed the new construction is the best option in the long term. “This decision further strengthens the company’s commitment to a sustainable development of the city,” says the report. The initial prediction was that the SSC would be in a building assigned by the city town hall. For the Secretary of Economic Development and Tourism of the city, José Renato Gomes, the measure shows that the company is firm in your interest to remain in the city. Therefore, according to him, the installation of the SSC at the Technological Park can serve as attractive for other companies to install such centers in the city. MOSAIC Edition 63 // Year 2018 A área onde o centro será construído foi doada pela prefeitura. Segundo o secretário, a doação foi realizada dentro dos preceitos da Lei 9.110, que avalia 12 itens – como valor do investimento, geração de empregos e tecnologia empregada -, para conceder benefícios a empresas. The area where the center will be built was donated by the city town hall. According to the secretary, the donation was made with in the precepts of Law 9,110, which evaluates 12 items – as value of investment, generation of jobs and technology employed –, to grant benefits to companies. Ainda de acordo com Gomes, a construção da estrutura deve ser rápida, já que a Mosaic quer dar início às operações do centro já em janeiro de 2019. A empresa, inclusive, informou que está contratando pessoal para atuar no novo prédio. O CSC concentra operações relativas a atividades administrativas de recursos humanos, contabilidade, tecnologia da informação, compras, entre outros. Still according to Gomes, the construction of the structure should be fast, since Mosaic wants to start the operations of the center already in January 2019. The company has also reported it is hiring personnel to act in the new building. The SSC concentrates operations related to administrative activities of human resources, accounting, information technology, purchases, among others. Cidade de Uberaba Fonte: www. cidadesemfotos.blogspot.com www.ssconnection.com.br 53 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Notícias Segundo o secretário, para escolher o local onde vai instalar o CSC, a empresa analisa minuciosamente a cidade, observando toda a estrutura oferecida, como educação, saneamento, lazer, entre outros. Gomes ressalta que o fato de Uberaba ter passado por esse crivo mostra que o município está apto a receber estruturas como similares. Atuação – A Mosaic atua na produção, comercialização, importação e distribuição de fertilizantes para aplicação em diversas culturas agrícolas, além do desenvolvimento de produtos para nutrição animal e comercialização de produtos industriais. According to the secretary, to choose the place where the SSC will be installed, the company thoroughly analyzes the city, observing the entire structure offered, such as education, sanitation, leisure, among others. Gomes points out the fact of Uberaba has passed through this sieve shows that the municipality is able to receive structures as similar. Performance – Mosaic operates in the production, commercialization, import and distribution of fertilizers for application in various agricultural cultures, in addition to the development of products for animal nutrition and commercialization of industrial products. 54 MOSAIC Em Uberaba está o maior complexo químico da Mosaic para a América Latina e, segundo a empresa, está em desenvolvimento um plano de ação para aumentar a produção na planta. Em julho, a Mosaic divulgou a decisão de criar o CSC em Uberaba, com investimento de R$ 4,6 milhões e geração de cerca de 350 empregos. Na ocasião, ficou decidido que o centro seria instalado em imóvel anteriormente ocupado pelo Centro de Educação e Tecnologia Ambiental (Ceta/Codau), cedido pela prefeitura por três anos, prorrogável por igual período. Após esse prazo, o prédio poderia continuar sendo utilizado pela empresa, mas de forma onerosa. Os planos foram alterados com a decisão da construção do prédio próprio. Inicialmente, o projeto estava previsto para ser instalado em Uberlândia, também no Triângulo Mineiro. Mas a administração municipal de Uberaba apresentou incentivos para que o CSC fosse acolhido na cidade. Edition 63 // Year 2018 The largest chemical complex of Mosaic for Latin America is in Uberaba and, according to the company, is developing an action plan to increase production in the plant. In July, Mosaic released the decision to create the SSC in Uberaba with investment of R$ 4.6 million and generation of about 350 jobs. At the time, it was decided that the center would be installed in a property formerly occupied by the Center of Education and Environmental technology (Ceta/ Codau), ceded by the city town hall for three years, extendable for equal period. After that time, the building could continue to be used by the company, but in a costly way. The plans were altered with the decision to build the building itself. Initially, the project was planned to be installed in Uberlândia, also in the Triângulo Mineiro. But the municipal administration of Uberaba presents incentives for the SSC was welcomed into the city. www.ssconnection.com.br 55 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Unesp propõe reinventar-se em meio à sua maior crise econômica Unesp proposes to reinvent itself during its biggest crisis 56 Edition 63 // Year 2018 Ações norteadas por 20 desafios econômicos, administrativos e acadêmicos visam superar paradigmas corporativistas e edificar uma universidade sustentável e conectada ao século XXI A administração superior da Unesp concluiu em setembro e já apresentou à universidade para discussão o conjunto de três documentos que compõem seu planejamento estratégico, centrado em ações para reestruturar a universidade, que hoje atende a aproximadamente 53 mil alunos de graduação e de pós-graduação em uma rede de 34 unidades universitárias localizadas em 24 cidades paulistas. Guided actions by 20 economic, administrative and academic challenges aim to overcome corporatist paradigms and build a sustainable university connected to the 21st century The superior administration of Unesp concluded in September and already presented to the university for discussion the set of three documents that make up its strategic planning, focused on actions to restructure the university, which today serves approximately 53 thousand undergraduate and graduate students in a network of 34 university units located in 24 cities in São Paulo. www.ssconnection.com.br 57 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 News A partir de 20 desafios acadêmicos, econômicos e administrativos, amplamente debatidos pela atual gestão da universidade ao longo da construção das propostas, os documentos que tratam da “Sustentabilidade para a Unesp” foram elaborados com o objetivo principal de propor reformas e de criar condições necessárias para superar tais desafios na perspectiva de uma universidade pública moderna e sustentável. From 20 academic, economic and administrative challenges, widely debated by the current management of the university throughout the construction of the proposals, the documents dealing with “sustainability for Unesp” were developed with the main objective to propose reforms and to create the necessary conditions to overcome such challenges in the perspective of a modern and sustainable public university. Para retomar o equilíbrio em suas contas e mantê-lo, sugere-se, a partir de ampla análise, além de ações junto aos poderes executivo e legislativo para equacionar a insuficiência financeira, a adoção de parâmetros de sustentabilidade orçamentária e financeira relacionados ao comprometimento do orçamento com despesas de pessoal e à recomposição da reserva financeira, fundamental para a sustentação do financiamento público das universidades estaduais paulistas. Na perspectiva de diversificar receitas, contribuindo para o reequilíbrio financeiro, propõe-se, entre outras ações, estimular a prestação de serviços, fortalecer parcerias com o setor privado, tendo como base o novo Marco Legal da Ciência, Tecnologia e Inovação, e criar um fundo patrimonial (endowment) específico para a Unesp. 58 To resume balance in their accounts and maintain it, it is suggested, from extensive analysis, in addition to actions with the executive and legislative powers to equate financial insufficiency, the adoption of parameters of budgetary and financial sustainability related to the commitment of the budget with staff expenses and the recomposition of the financial reserve, fundamental to the support of public funding of the state universities of São Paulo. In the perspective of diversifying revenues, contributing to the financial rebalancing, it is proposed, among other actions, to stimulate the provision of services, to strengthen partnerships with the private sector, based on the new Legal framework of Science, Technology and Innovation, and create a specific equity fund (endowment) for Unesp. Edition 63 // Year 2018 No que tange à parte administrativa, a proposta de reestruturação está norteada para o conjunto da Unesp, contrapondose às estratégias anteriores de buscar soluções pontuais frente aos problemas estruturais que apareciam à medida que a universidade se expandia. About the administrative part, the restructuring proposal is north to the whole of Unesp, against the previous strategies of seeking specific solutions against the structural problems that appeared as the university expanded. Criada em 1976, a partir da aglutinação de institutos isolados de ensino superior distribuídos pelo estado, a Unesp passou por três ciclos de expansão, o último iniciado nesta década, o que culminou em uma estrutura administrativa assimétrica e redundante. Created in 1976, from the agglutination of isolated institutes of higher education distributed by the state, Unesp underwent three expansion cycles, the latter initiated in this decade, which culminated in an asymmetric and redundant administrative structure. Nesse modelo, coexistem campus complexos e simples (em relação ao número de unidades universitárias), bem como campus recentemente consolidados e câmpus experimentais, cada um com suas diferentes estruturas administrativas, dificultando uma gestão integrada e voltada à superação de desigualdades. Propõe-se assim novo modelo de gerenciamento das atividades-meio, com a reorganização de unidades administrativas e a constituição de Centros de Serviços Compartilhados (CSC), mecanismo concebido para integrar o uso dos recursos e aprimorar os processos de trabalho de forma contínua e assim superar a existência de replicação e de redundância de estruturas. In this model, coexist complex and simple campus (in relation to the number of university units), as well as newly consolidated campus and experimental campus, each with its different administrative structures, hindering an integrated management and focused on overcoming inequalities. It is proposed thus new management model of activitiesmedium, with the reorganization of administrative units and the establishment of Shared Services Center (SSC), mechanism designed to integrate the use of resources and improve the processes of work continuously and thus overcome the existence of replication and structure redundancy. www.ssconnection.com.br 59 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Com o compartilhamento de serviços, pretende-se reduzir os atuais 37 centros administrativos da universidade a 12 CSCs, locais ou regionais, com redução de custos operacionais e melhor aproveitamento dos sistemas institucionais, visando agilidade e efetividade nas ações administrativas, sem demissões. Na parte acadêmica, para manter e para impulsionar seu nível de excelência, considera-se ampla lista de ações, que sugerem para a graduação desde o aperfeiçoamento do exame vestibular e a reformulação de currículos até a revisão ou a redução da oferta de formações com baixa demanda e alta evasão. São listadas também estratégias que fomentem a interdisciplinaridade, o compartilhamento de disciplinas por mais de um curso e a incorporação de práticas pedagógicas inovadoras, com favorecimento da internacionalização e da mobilidade física e virtual, entre professores e estudantes de diferentes câmpus universitários e de outras instituições, no país e no exterior. With the sharing of services, it is intended to reduce the current 37 administrative centers of the university to 12 SSCs, local or regional, with reduced operational costs and better use of the institutional systems, aiming at agility and effectiveness in administrative actions, without layoffs. In the academic part, to maintain and to boost its level of excellence, it is considered a broad list of actions, which suggest for graduation from the improvement of the vestibular exam and the reformulation of curriculum until the revision or reduction of formations offer with low demand and high evasion. Strategies are also listed that foster the interdisciplinarity, the sharing of disciplines for more than one course and the incorporation of innovative pedagogical practices, with the favor of internationalization and physical and virtual mobility, between teachers and students from different university campus and other institutions in the country and abroad. 60 Edition 63 // Year 2018 A personalização da formação do estudante é um dos pontos inovadores da proposta. No diagnóstico feito pela universidade, verificou-se que, em alguns cursos oferecidos, o número de créditos é muito maior que o exigido pelo MEC, em uma estrutura curricular baseada na concentração da quase totalidade das atividades em disciplinas obrigatórias. Assim, nessa proposta, é defendida a redução criteriosa da quantidade de atividades obrigatórias comuns, aumentando as possibilidades de escolha do estudante em função de seu perfil e de seus interesses profissionais. Nesse contexto, atividades acadêmicas realizadas fora da sala de aula, fora do câmpus de origem, no país ou no exterior, por exemplo, poderiam ser reconhecidas como créditos para os estudantes. The customization of student training is one of the innovative points of the proposal. In the diagnosis made by the university, it was found that, in some courses offered, the number of credits is much higher than that required by MEC, in a curriculum structure based on the concentration of almost all activities in compulsory disciplines. Thus, in this proposal, the careful reduction in the amount of common compulsory activities is defended, increasing the possibilities of student choice depending on their profile and their professional interests. In this context, academic activities held outside the classroom, outside the campus of origin, in the country or abroad, for example, could be recognized as credits for students. www.ssconnection.com.br 61 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Uma maior aproximação entre os universos da graduação e da pós-graduação também está proposta. Tal mudança de paradigma na formação dos alunos foi pensada para deixar a trajetória acadêmica mais atraente e alinhada às novas dinâmicas da sociedade contemporânea, possibilitando maior conexão dos estudantes com as transformações em curso na sociedade e no mundo do trabalho. A closer approximation between the undergraduate and graduate universes is also proposed. Such a paradigm shift in the formation of the students was thought to leave the academic trajectory more attractive and aligned to the new dynamics of contemporary society, enabling greater connection of the students with the ongoing transformations in the society and the world of work. Referência nacional em formação de professores, com 37% das 183 opções de entrada na universidade ligadas às licenciaturas, a Unesp também planeja possibilitar a formação docente em mais de uma habilitação a partir de uma entrada única na universidade, assim como ocorre em algumas instituições brasileiras e é comum em universidades europeias, oferecendo-se percurso formativo mais amplo e que abriria ao professor recémformado mais oportunidades de trabalho. Por exemplo, o aluno faria um curso em ciências exatas e se tornaria habilitado para lecionar física, química e matemática. National reference in teacher training, with 37% of the 183 university entry options linked to the Bachelor’s degree, Unesp also plans to enable the teaching training in more than one qualification from a single entry into the university, as well as It occurs in some Brazilian institutions and is common in European universities, offering a wider formative course and that would open to the newly formed teacher more job opportunities. For example, the student would take a course in exact sciences and become empowered to teach physics, chemistry and mathematics. 62 Edition 63 // Year 2018 Na pós-graduação, o foco está em ações para reduzir a fragmentação e a redundância de programas, por meio de fusões e maior articulação de expertises, contribuindo para o aumento da proporção dos programas de excelência. Para ampliar o impacto do conhecimento gerado, são propostas ações estratégicas, com destaque para a internacionalização da pesquisa, a partir do “Plano Estratégico de Internacionalização 2018-2021”, e para maior articulação entre a pesquisa e a extensão universitária, principalmente em temas associados aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) definidos pela Organização das Nações Unidas (ONU) em sua Agenda 2030. In postgraduate studies, the focus is on actions to reduce the fragmentation and redundancy of programs, by means of mergers and greater articulation of expertise, contributing to the increase in the proportion of excellence programs. To broaden the impact of the knowledge generated, strategic actions are proposed, with emphasis on the internationalization of the research, from the “strategic plan of internationalization 2018-2021”, and for greater articulation between the research and the extension university, mainly in themes associated with the Objectives of Sustainable Development (OSD) defined by the United Nations (UN) in its Agenda 2030. www.ssconnection.com.br 63 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 Outras ações se apresentam na direção de ampliar o impacto social e econômico da universidade, por meio do estabelecimento de incubadoras de empresas, de espaços para aprimoramento de tecnologias, de startups e spin-offs e do desenvolvimento de uma cultura empreendedora e de inovação. É proposto, ainda, fortalecer a articulação da extensão universitária com a gestão pública, promovendo um diálogo focado em temas de interesse social para proposição de políticas públicas. 64 Other actions are presented in direction of broadening social and economic impact of the university, through the establishment of companies incubators, spaces for the improvement of technologies, startups and spinoffs and the development of a culture entrepreneurship and innovation. It is also proposed to strengthen the articulation of the university extension with public management, promoting a dialogue focused on issues of social interest for the proposition of public policies. Edition 63 // Year 2018 Esses grandes desafios acadêmicos, que, para serem suplantados, exigem articulação e transversalidade entre diferentes dimensões do trabalho na universidade, indicam a necessidade de se repensar a estrutura departamental. Propõese que o papel acadêmicocientífico dos departamentos, em alguma medida enfraquecido face à criação das coordenações de cursos de graduação e de programas de pós-graduação, seja reassumido, a partir de um processo de planejamento e de avaliação departamental. Assim, a mudança substancial do sentido dos departamentos, antes “de ensino” e agora voltados também à pesquisa e à extensão, deve pautar-se em critérios institucionais multidimensionais, para que o processo de reestruturação seja feito com qualidade e favoreça a superação da fragmentação e a diminuição das desigualdades na Unesp. Em síntese, a estrutura departamental deve conduzir a uma maior coesão, segundo critérios acadêmico-científicos e com respeito às especificidades das áreas de conhecimento. These major academic challenges, which, to be supplanted, require articulation and transversality between different dimensions of work at the university, indicate the need to rethink the departmental structure. It is proposed that the academic-scientific role of departments, to some extent weakened in relation to the creation of the coordination of undergraduate courses and graduate programs, be reassumed, from a process of planning and evaluation departmental. Thus, the substantial change in the direction of the departments, before “teaching” and now also focused on research and extension, should be guided by multidimensional institutional criteria, so that the restructuring process is done with quality and promotes overcoming fragmentation and diminishing inequalities at Unesp. In summary, the departmental structure must lead to greater cohesion, according to academicscientific criteria and with respect to specifics areas of knowledge. www.ssconnection.com.br 65 SHARED Services News Edição 63// Ano 2018 [EVENTOS | EVENTS] Shared Services Leaders Exchange Data: 26/02/2019 - 27/02/2019 Local: Região de Hunter, Nova Gales do Sul - Austrália Date: 02/26/2019 - 02/27/2019 Place: Hunter Region, New South Wales - Australia 66 Edition 63 // Year 2018 SHARED SERVICES NEWS COORDENAÇÃO EDITORIAL|Editorial Coordination Aline Cunha Lara Pessanha Vanessa Saavedra REVISÃO|Review Aline Cunha Gabriela Neris Lara Pessanha Tais Nascimento DIAGRAMAÇÃO|Layout Larissa Menezes COLABORAÇÃO|Collaboration Adriana Barbosa Bruno Felipetto Sergio Campangna www.ssconnection.com.br 67