O eSocial tem sido considerado um grande desafio por muitas empresas devido à grande mudança demandada no controle das organizações. Este projeto do Governo Federal consiste em uma nova forma de registrar os eventos relevantes ocorridos nas relações de trabalho, unificando as informações enviadas pelo empregador em relação aos seus empregados. A prestação de informação ocorrerá através do Registro de Eventos Trabalhistas, que será efetuado por meio do envio de um arquivo no formato XML, o qual será validado e armazenado em um ambiente consorciado e depois distribuído aos entes partícipes do eSocial.
No cenário atual, as empresas são obrigadas a preencher diversas declarações e documentos que possuem as mesmas informações. O eSocial irá possibilitar ao empregador o cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio de um canal único de prestação de informação. Assim, os participantes do Consórcio receberão as informações e as tratarão em seus ambientes.
O que muda com o eSocial:
Uma pesquisa realizada pela PwC em 2014, com empresas de diversos setores da economia, apontou a melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal e a maior eficiência dos processos, como os principais ganhos e benefícios esperados pelas empresas. Além disso, o eSocial também proporcionará uma maior governança ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Por outro lado, existem ainda inúmeros desafios encontrados. Ainda de acordo com a PwC, a integração dos dados, que têm diversas origens, é a principal dificuldade encontrada pelas empresas. Segundo o Portal Nacional de Seguros (SEGS), 60% das informações requeridas no eSocial devem ter origem no setor de RH. Os demais 40% virão de outros departamentos, como Medicina do Trabalho, Compras, Jurídico, Compliance, Produção, Vendas e Fiscal/Contábil.
É possível observar que grande parte das informações necessárias para atender o eSocial estão normalmente nos Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) das empresas. Em uma recente pesquisa realizada pelo IEG com cerca de 20 empresas de um dos Grupos de discussão sobre Serviços Compartilhados, foi observado que a maioria das organizações já implementaram ou pretendem implementar o eSocial através de um projeto. Destes, quase 90% utilizam ou irão utilizar alguma consultoria para a realização do projeto, em conjunto com as equipes de distintas áreas do CSC.
Apesar dos desafios encontrados pelas empresas, o eSocial ainda não entrou efetivamente em rigor. O prazo para implantação foi redefinido por meio da Circular n° 657, de 4 de junho de 2014, da Caixa Econômica Federal. De acordo com a Circular, após 6 (seis) meses contados do mês da publicação da versão 1.2 do Manual de Orientação do eSocial (MOS) será disponibilizado ambiente de testes contemplando os Eventos Iniciais, Eventos Não Periódicos e Tabelas.
Após 6 (seis) meses contados do mês da disponibilização do ambiente de testes será obrigatória a transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS, para as médias e grandes empresas. A obrigatoriedade para as demais categorias de empregadores observará as condições especiais de tratamento diferenciado que se apliquem à categoria de enquadramento.
Não é possível afirmar o mês em que o eSocial entrará em vigor, visto que a data de sua exigência está condicionada a eventos com datas ainda incertas. Ainda assim, é indiscutível que, com o eSocial, todas as empresas precisarão passar por muitas mudanças para adequação, que podem ser iniciadas desde já.
Será preciso realizar a revisão dos processos internos e muitas companhias terão de atualizar os sistemas de informática para integração dos processos. Porém, apesar das dificuldades e após a adaptação, serão incontestáveis os ganhos encontrados com o novo sistema.
Fonte: IEG – Instituto de Engenharia de Gestão // Pesquisa PWC 2014
