Dentro do escopo de processos que são frequentemente incorporados ao Centro de Serviços Compartilhados de uma empresa, Contas a Pagar é reconhecido como um dos mais comuns. Ao longo do tempo, as organizações vêm buscando estratégias para consolidar e centralizar os pagamentos e, no contexto de CSCs, a adoção do modelo de fábrica de pagamentos embutido no Centro de Serviços tem surgido como uma forte tendência.
Basicamente, a fábrica de pagamentos consiste em uma estrutura que liga as saídas de caixa diretamente a uma tesouraria centralizada de modo a oferecer precisão às atividades de caixa e gestão de liquidez da organização. Isso ocorre por meio de uma forte posição de negociação adquirida com parceiros bancários e na melhoria do controle sobre o tempo de pagamento.
O modelo funciona como um sistema que oferece integração back-end com ERPs via uma interface segura. A estrutura trata a informação recebida sobre pagamentos sob diversos formatos de dados enquanto provê um gerenciamento de workflow de aprovação de pagamentos, conectando-se a múltiplos sistemas bancários. Essa conexão com os bancos é feita por meio de instruções de pagamento e sustentada por reconciliação e reporte. Os bancos, então, fazem o pagamento aos fornecedores e debitam das unidades de negócio da empresa.
Os principais ganhos com a implantação de uma fábrica de pagamentos giram em torno de três principais aspectos: padronização e eficiência, visibilidade e controle, e custos baixos. Sob o primeiro aspecto, observam-se ganhos de consistência no processo de pagamentos com incrementos de automação e redução de custos. Também é importante destacar a redução no número de relacionamentos bancários e racionalização de estruturas de contas, além da harmonização da conectividade bancária e de formato de arquivos. Em segundo lugar, a empresa ganha visibilidade sobre pagamentos internos e maior controle sobre acordos de financiamento, consegue reduzir fraudes através da gestão de processos, da própria visibilidade e da implementação de políticas de controle. Sob a visão dos custos baixos, a melhor gestão bancária proporciona a redução dos custos de transação, um spread cambial melhorado devido à consolidação do fluxo de pagamento, além de uma melhor utilização dos recursos disponíveis em processo de financiamento e condições de juros otimizadas.
De um modo geral, com um aumento de pressão para a redução das atividades de tesouraria a poucos pontos concentrados globalmente, as fábricas de pagamentos podem oferecer uma combinação de flexibilidade localizada com controle centralizado e visibilidade. Uma função de tesouraria e gestão de caixa centralizada em conjunto com a fábrica de pagamentos permite que as empresas atinjam benefícios em custos e melhorem a visibilidade de caixa e risco.
Quando se analisa a aplicação de uma fábrica de pagamentos no contexto de um CSC, pode-se entendê-la como um modelo híbrido, que mistura conceitos tanto dos Centros de Serviços, quanto de In-house Bank, que é outra estrutura também extensamente utilizada na racionalização de processos de pagamento. Os In-house Banks, basicamente, proporcionam um fluxo de caixa simplificado, maior visibilidade, ganhos de liquidez e uma utilização de caixa melhorada. Na prática, as estruturas de In-house Banks e fábricas de pagamento podem existir como parte integrante de um Centro de Serviços Compartilhados, conforme o modelo abaixo exemplifica.
Ao mesmo tempo em que o In-house Bank pode estar localizado dentro do CSC com a função de melhorar o processamento de transações entre entidades internas, a fábrica de pagamentos pode manter sua estrutura como parte deste In-house Bank para padronizar e automatizar os pagamentos, funcionando como uma espécie de Centro de Serviços focado na função de Contas a Pagar.
Adotar o modelo da fábrica de pagamentos permite, assim, que as empresas trabalhem muito próximas aos bancos: um dos principais fatores que gera redução de seus custos de operação. Atualmente, já existem bancos que oferecem serviços globais e possibilitam que as organizações adotem um número reduzido de instituições financeiras parceiras em diversos países em que operam no mundo.
Philips, Volkswagen, Vodafone, Statoil, T-Mobile são alguns exemplos de empresas que já adotam o modelo da fábrica de pagamentos com sucesso. De um modo geral, a fábrica de pagamentos é um ótimo modelo para as empresas que buscam melhorar o controle sobre pagamentos, centralização, racionalização das operações e redução de custos. O processo, entretanto, demanda muita disciplina organizacional para lidar com as mudanças estruturais. Esse modelo, combinado com a pressão cada vez maior de se fazer mais com menos em uma base global, pode ajudar muitas empresas a conquistarem uma estrutura financeira sustentável para o futuro.
SSConnection, outubro de 2014
