Implantar a filosofia Lean em um ambiente administrativo é bom para as empresas?
No Brasil e no mundo, é crescente a iniciativa das organizações em tornar Lean os seus processos administrativos. A aplicação do conceito Lean em áreas administrativas recebe o nome de Lean Office. Esta aplicação é de grande importância, visto que 60% a 80% dos custos envolvidos para atender a demanda de um cliente estão associados a uma função administrativa (DON TAPPING; TOM SHUKER, 2010). Desta forma, ambos os conceitos (Lean Manufacturing e Lean Office) têm o mesmo propósito, a eliminação de desperdícios ao longo do fluxo de valor.
Apesar da reconhecida importância, estudos demonstram que a aplicação dos conceitos Lean em áreas administrativas não é tão simples quanto em áreas de produção. Isto porque, em uma fábrica, o Lean pode ser visualizado com maior facilidade, uma vez que é possível observar os desperdícios de matéria-prima e retrabalho durante a composição de um produto final e, em áreas administrativas, a maioria das atividades geram informações ou serviços que dificultam a identificação de desperdícios. Pensando nisso, Tapping e Shuker (2010) publicaram um livro que apresenta uma abordagem metodológica para facilitar a implementação do Lean Office. Esta abordagem apresenta um método estruturado em oito passos para auxiliar as empresas que almejam tornar-se lean. São eles:
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Comprometer-se com a filosofia: a alta Direção, bem como todos os funcionários;
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Escolher o fluxo de valor: que tem algum valor para o cliente que está disposto a pagar e que demonstre, além do processo individual, os processos anteriores e posteriores que serão impactados;
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Aprender sobre a filosofia: o processo de aprendizado difere para cada organização, sendo necessárias explicações aos integrantes sobre os conceitos e ferramentas. Podem ser apresentados materiais a respeito do assunto, estimular a participação em cursos e workshops, porém, o melhor aprendizado é a prática;
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Mapear o estado atual: consiste numa apresentação visual, por meio de símbolos ou ícones, do fluxo de material e informações de um fluxo de valor específico. Para um bom mapeamento, deve-se observar e entender o fluxo de valor, iniciá-lo pelo ponto mais próximo ao cliente e, então, voltar aos processos ou atividades iniciais do fluxo de valor;
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Identificar as métricas: apesar de algumas métricas serem genéricas, sempre haverá métricas específicas para o fluxo de valor selecionado e que serão determinadas em função desse fluxo. Para determinar uma métrica Lean que seja eficaz, deve-se procurar aquela que permita a estratificação em componentes que abordem os desperdícios identificados. Contudo, as métricas definidas devem ser fáceis de entender e cujos dados sejam facilmente coletáveis;
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Mapear o estado futuro: deve-se analisar criticamente o mapa do estado atual, a fim de solucionar os problemas detectados. Além disso, é necessário entender a demanda do cliente. Todos devem colaborar com ideias para o plano e, para atingir o estado futuro, deve-se pensar nessas ideias como um processo de evolução. É importante frisar que rastrear a demanda do cliente em um ambiente administrativo pode exigir constantes ajustes nos planos para o estado futuro;
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Criar os planos Kaizen: significa melhorar um fluxo de valor ou de um processo, com o intuito de aumentar o seu valor agregado, diminuindo os desperdícios. O processo de planejamento é fundamental, pois permite que as melhorias sejam alcançadas e os esforços reconhecidos. Sendo assim, para a implementação das ideias de melhoria do fluxo de valor, é necessário dividi-las em etapas. Essa sequência de planejamento auxiliará na implementação eficaz dos planos Kaizen;
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Implementar os planos Kaizen: é o passo final na transformação Lean. Desta forma, existem três passos para a implementação: preparação, implementação e follow-up. É importante lembrar que nenhum plano é perfeito e por isso necessita de adequações e ajustes.
Diante deste contexto, você implantaria o Lean Office na sua organização? Antes de responder é interessante fazer uma análise de um dos casos estudado (Quadro 1) que utilizou como referência os oito passos propostos.
Quadro 1:
De forma a auxiliar a análise crítica, o Quadro 2 agrupa os passos propostos por Tapping e Shuker (2010) e apresenta a maneira como eles foram implementados.
Quadro 2:
Após o estudo de caso, o autor concluiu que a implementação do modelo proposto proporcionou a redução e eliminação de desperdícios, tendo como resultado o término do atraso na implementação de bolsas de estudo. Além disso, o modelo possibilitou alcançar e manter os resultados obtidos.
Perante o exposto, fica claro que a aplicação dos oito passos propostos é fundamental para implantação do Lean Office nas empresas, além de ser essencial para os negócios, pois proporciona a redução e eliminação de desperdícios, garantindo a manutenção dos resultados. Cabe ressaltar que alguns passos não foram aplicados, mas, mesmo assim, resultados positivos foram obtidos. Entretanto, nada adianta implantar uma nova filosofia de trabalho em uma organização se todos os Líderes diretos dos processos não estiverem envolvidos e comprometidos com o processo de melhoria continua da Companhia.
Então, o que você faria? Implementaria ou não na sua empresa?
Autor // Giovani Duarte de Oliveira – Analista de Planejamento e Gestão de Desempenho CSC
