As implantações de Centro de Serviços Compartilhados (CSCs) no Brasil tiveram um boom ao longo dos anos 2000, impulsionadas pelo forte crescimento econômico do país. Naquela época, além de haver a preocupação com os custos e despesas administrativas, o CSC era visto como uma alavanca para a expansão de mercado, comportando-se estrategicamente como uma célula “plug & play” para garantir ganhos de escalas frente ao crescimento acelerado das organizações.
Já no início dos anos 2010, mesmo com a desaceleração e recessão econômica do Brasil, os CSCs continuaram em seu passo de crescimento, porém com papel mais relevante na Gestão de Despesas.
Dependendo do segmento da economia, a pressão por redução de despesas pode atingir metas de 10%, 20% ou até mesmo 30% em estruturas que essencialmente já tinham sido formadas sob a batuta da gestão austera de custos. Isso faz com que os principais gestores tenham dificuldades para definir quais ações executar principalmente pelo grau de perturbação que as organizações podem sofrer com tais mudanças.
São apresentadas a seguir algumas iniciativas e práticas de gestão, de redesenho e de reestruturação organizacional que podem alcançar tais metas de redução.
Reduzindo Despesas Através de Iniciativas de Gestão
Existem algumas práticas de gestão que podem influenciar um melhor controle de custos nas organizações tais como a consolidação de contratos de compras, gestão centralizada de contratos de facilities, implantação do conceito de lean office para ganhos de produtividade, implantação de modelo de gente e gestão com métricas de remuneração variável agressivas e atreladas aos indicadores de performance dos processos, dentre outras.
O foco principal está no melhor controle das contas de despesas gerais e administrativas pelo fato de olharmos pouco para elas no dia a dia. Por exemplo, gerenciar a conta de material de escritório considerando o custo de cada funcionário ou gerenciar viagens de forma a considerar o ticket médio por trecho e a quantidade de passagens por funcionário/área. São ambas opções muito valiosas para alavancar reduções consideráveis de custo, porém com forte necessidade de gestão.
A abordagem possibilita também fazer benchmarks internos e entender onde se paga melhor por um determinado serviço, a custo unitário, seja por região isolada ou por clusterização de regiões. Dependendo da maturidade da gestão de custos e despesas das organizações, os ganhos com a implantação da metodologia OBZ podem girar de 30% até 50% sobre despesas administrativas.
A segunda tendência se trata da Educação da Demanda, que é a evolução para 3ª onda de implantação dos Serviços Compartilhados. Nesse momento, os CSCs maduros conseguem influenciar os seus clientes internos a fazer solicitações de serviços de forma mais previsível e controlável, facilitando a organização dos processos.
Além destas, há duas atuais tendências que podem trazer escalabilidade aos ganhos. A primeira se trata do Orçamento Base Zero (OBZ), que é uma metodologia de planejamento de despesas que não tem como referência a base histórica dos anos anteriores, mas repensa a organização do zero. Para cada item de despesa define-se um custo unitário e um consumo por cada departamento. Essa abordagem é passível de implantação em toda a organização porém, por sua característica transacional, os CSCs conseguem estabelece-lo com mais rapidez.
Essa evolução é alcançada a partir da implantação de um catálogo de custos por transação para cada serviço prestado atrelado aos acordos de nível de serviço, de forma a cobrar cada cliente interno pelo seu consumo real. Isso permite ao CSC cobrar o custo da ineficiência daqueles clientes que não realizam um bom planejamento e “premiar” com baixos custos clientes que fazem um bom planejamento, influenciando assim a sua demanda e garantindo que a organização tenha visibilidade do custo efetivo de cada serviço prestado.
Autores // Lavio Carvalho e Breno Jácome, Sócios da Visagio; Gilberto Cordeiro, Consultor da Visagio
Fonte // Shared Services News Edição 52
