Não é novidade que as empresas têm se preocupado cada vez mais com a influência da motivação na produtividade de seus funcionários. Acontece que, muitas vezes, esta motivação é equivocadamente atribuída apenas a benefícios financeiros, desconsiderando fatores como identificação com os objetivos estratégicos da empresa e sentimento de pertencimento. Conseguir comprometimento e colaboração no ambiente de trabalho não é tarefa fácil e se torna ainda mais desafiadora quando há equipes que trabalham distribuídas em diferentes localidades. Especialmente em um contexto como este, a comunicação é extremamente importante e através dela podem ser atenuadas as dificuldades impostas pelas barreiras geográficas.
Uma equipe geograficamente descentralizada, segundo alguns autores, é composta por pessoas que têm um objetivo comum e que interagem, à distância, através de tarefas interdependentes. Deve-se ressaltar, porém, que, ao contrário das equipes convencionais, nas quais há proximidade física, nas equipes geograficamente descentralizadas existem fronteiras de espaço, tempo e organização. Estas fronteiras acarretam algumas dificuldades e demandam das lideranças habilidades de gestão que resultem no engajamento dos colaboradores destas equipes.
Toda equipe é constituída por pessoas e cada uma delas possui um perfil que lhe é peculiar. Em função disso, as formas de motivá-las também são diversas e entender estas particularidades é fundamental para garantir uma comunicação eficaz. A comunicação é um dos fatores primordiais para garantia de sucesso na gestão de equipes descentralizadas e não se resume apenas a saber falar. Comunicar pressupõe entender como as pessoas vão interpretar a informação e preocupar-se em garantir a correta compreensão da mensagem que se deseja transmitir. Nas empresas, são geradas muitas informações que impactam na rotina dos funcionários, mas que podem causar confusão ou não refletir uma mudança de comportamento esperada se não divulgadas de forma adequada.
Associadas às dificuldades já citadas, a falta de confiança nas relações e de uma linguagem comum, as diferenças culturais, a realização pouco frequente de encontros presenciais com toda a equipe e dificuldades de relacionamento podem tornar tudo um pouco mais complicado. É comum as empresas reclamarem de problemas com comunicação interna e de suas consequências, como a ocorrência de conflitos entre membros de uma equipe e sentimento de favoritismo, que podem vir a comprometer o clima organizacional. Neste contexto, a comunicação interna eficaz é indispensável para a gestão estratégica da empresa. Através da comunicação interna faz-se circular informação e conhecimento vertical e horizontalmente e, por isso, ela é de suma importância em uma organização, sendo que neste processo cada pessoa tem um papel a desempenhar, inclusive e especialmente os gestores de equipes geograficamente descentralizadas.
Profissionais com expertise na gestão de equipes descentralizadas atestam que a maior parte da comunicação em uma equipe virtual é assíncrona, isto é, as pessoas geralmente estão lendo e interpretando documentos sem o auxilio ou acompanhamento próximo da pessoa que está transmitindo a informação através deste documento em tempo real. Esta característica traz uma grande pressão sobre as pessoas que geram informações para que sejam exatas, sucintas, claras e diretas em todos os itens que devem ser transmitidos para as outras pessoas.
Ainda hoje, é muito comum identificar empresas que informam, mas que não se comunicam. Uma comunicação eficaz necessita de retroalimentação, de respostas que viabilizem a dinâmica da troca de conhecimento e que, assim, possibilite o crescimento dos colaboradores e da organização. Como já citado, em equipes geograficamente distribuídas, a distância física é uma barreira natural à fluidez da comunicação, mas as novas tecnologias que viabilizam a interação digital têm reduzido o impacto decorrente de tal limitação. Estas ferramentas, contudo, não diminuem a importância e a necessidade de encontros presenciais, que promovem uma melhor integração, afinidade e maior compreensão entre os membros da equipe.
Toda e qualquer ação das empresas deve ter sentido para as pessoas que nelas trabalham. Assim, o colaborador, ao ter consciência da sua importância para o todo da organização, tenderá a desempenhar o seu trabalho com mais eficiência, e a comunicação é estrategicamente importante para garantir que isto aconteça. Estabelecer e manter a prática do feedback e mostrar disponibilidade para recebê-lo, reforçar os valores que dão suporte à cultura organizacional, identificar os canais de comunicação da empresa mais aderentes e utilizá-los, adequar a linguagem do que se quer comunicar para garantir a correta compreensão, priorizando objetividade e simplicidade, são algumas ações simples, que não exigem investimentos e que podem proporcionar resultados positivos na relação com equipes geograficamente descentralizadas.
Com a globalização, a disseminação de novas tecnologias e a necessidade de posicionamento em um mercado cada vez mais competitivo, a comunicação nas empresas exerce papel importante ao veicular informações novas, estimular o diálogo e a interação entre as diversas áreas da organização e, especialmente, capacitar os colaboradores para novos desafios alinhados às estratégias empresariais. Por meio da comunicação, os relacionamentos podem ser estreitados, culminando na redução das barreiras geográficas, no comprometimento dos colaboradores e, assim, na obtenção de melhores resultados.
Autor // Rafael Silva, Analista de Planejamento e Gestão de Desempenho do CSC Braskem.
