Para diversas organizações, o método de coleta e envio das informações sobre seus funcionários está passando por mudanças significativas devido ao e-Social. Tal projeto foi criado pelo Governo Federal com o objetivo de unificar em um único sistema todos os dados dos profissionais de forma que contribuísse para o devido cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.
Através do programa, os sistemas informatizados das empresas serão integrados com o sistema do Governo Federal, permitindo a automação na transmissão das informações e o compartilhamento destas entre os diversos órgãos do governo ao utilizar o mesmo canal de comunicação. Além disso, esses órgãos, no qual se incluem FGTS, INSS, CADEG, entre outros, estarão padronizados e integrados com os cadastros das pessoas físicas e jurídicas.
Entretanto, desde que o projeto foi anunciado, as empresas estão passando por diversas transformações, já que precisam se adequar ao que foi solicitado dentro do tempo estipulado. Para se integrarem ao sistema do e-Social, as organizações precisam ter processos internos totalmente padronizados e informatizados, o que é facilitado quando há um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) em sua estrutura, pois isso indica que muitas atividades já são feitas dessa forma.
Porém, mesmo para os CSCs, algumas mudanças ainda são necessárias, principalmente nos processos que estão diretamente ligados às leis trabalhistas. De acordo com uma Pesquisa realizada em um dos Grupos de Discussão que engloba empresas com CSCs estruturados, as áreas de Departamento de Pessoal e SESMT estão sendo as mais afetadas pela reestruturação.
Para se adequarem ao e-Social, tais áreas estão enfrentando diversos desafios, principalmente no que se refere à mudança de cultura. Os profissionais viram sua rotina de trabalho ser alterada e mais regras e burocracias serem estipuladas para realização de suas atividades, o que não é bem recebido por todos. Além disso, outra dificuldade encontrada por muitos CSCs está relacionada ao saneamento dos dados, pois se tornou necessário que as áreas revissem seu banco de informações de forma que ficassem todas tabuladas corretament
e, demandando tempo e organização da empresa.
Com o objetivo de enfrentar esses desafios, certas estratégias devem ser planejadas. Uma das principais é o treinamento das equipes que não deve ser realizado apenas para aquelas que possuem ligação direta com o e-Social, mas para todos os funcionários da organização. Essa estratégia tem o intuito de apresentar os motivos da criação do novo sistema, assim como suas vantagens e
garantias, fazendo com que todos tenham ciência de que as mudanças que estão ocorrendo são para o bem da empresa e que gerarão melhorias para as atividades e, assim, diminuindo as resistências encontradas para adoção do projeto.
Por se tratar de algo novo para muitas organizações, não necessariamente o ideal é que tais treinamentos sejam feitos internamente. Muitas vezes, a contratação de uma empresa terceira que esteja a par do projeto e que é considerada isenta de interesses quanto às novas implementações e mudanças é uma forma dos profissionais aceitarem melhor a realização dos treinamentos. Esse pensamento é corroborado através da Pesquisa de um dos Grupos de Discussão de CSCs, que demonstrou que 80% dos Centros acreditam que seus profissionais precisarão de treinamentos de empresas terceirizadas.
Outra válida estratégia para esse caso é a realização de reuniões frequentes com gestores e entre as áreas envolvidas para que haja alinhamento das ações e dos ajustes necessários. O principal intuito desse artifício também é diminuir a resistência às mudanças através do engajamento dos times impactados pelo e-Social, já que o projeto seria construído de forma compartilhada entre esses profissionais.
Não menos importante, o investimento em tecnologia é essencial para esse processo. Atualizações e ajustes dos sistemas utilizados ou troca por plataformas melhores acarretarão na otimização do saneamento e organização dos dados, fazendo com que as equipes não dispensem tanto tempo nestas atividades. Além disso, esta é uma estratégia que gerará melhorias definitivas para toda a organização, independentemente do projeto do e-Social.
De forma geral, apesar das resistências de alguns profissionais, as reestruturações devido ao e-Social são de grande valia para a empresa. As informações dos funcionários são armazenadas digitalmente, conferindo menos riscos de falta de dados por perda de documentos e desorganização, e também há melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal, diminuindo as possibilidades de envolvimento com a Justiça Trabalhista. Além de ser considerada como uma oportunidade para que tanto os processos internos da organização quanto os sistemas utilizados nestes sejam revisados e, assim, melhorados, garantindo maior eficiência das atividades.
Dessa forma, a empresa não deve absorver as exigências solicitadas pelo governo negativamente, pois isso irá conferir maior resistência das equipes. Planos de ação elaborados em conjunto com diversas áreas e com etapas de comunicação para repassar aos funcionários os benefícios dos ajustes são imprescindíveis para que esse processo seja realizado da melhor forma possível e para que menos problemas apareçam até o final da reestruturação.
Fonte // Instituto de Engenharia de Gestão
