{"id":7450,"date":"2022-11-24T12:13:34","date_gmt":"2022-11-24T15:13:34","guid":{"rendered":"https:\/\/ieg.com.br\/blog\/?p=7450"},"modified":"2022-11-24T12:13:36","modified_gmt":"2022-11-24T15:13:36","slug":"como-migrar-e-automatizar-seus-processos-de-rh-de-planilhas-para-workflows","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ieg.com.br\/blog\/como-migrar-e-automatizar-seus-processos-de-rh-de-planilhas-para-workflows\/","title":{"rendered":"Como migrar e automatizar seus processos de RH de Planilhas para Workflows"},"content":{"rendered":"\n

Voc\u00ea j\u00e1 teve que trabalhar usando a vers\u00e3o anterior de uma planilha porque ela travou e te deixou sem acesso? Passou horas buscando um erro porque as informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o batiam? Perdeu dados que estavam em uma planilha compartilhada na qual muitas pessoas faziam altera\u00e7\u00f5es ao mesmo tempo? Se sim, os workflows<\/em> de processos de RH podem ser a solu\u00e7\u00e3o para esses problemas.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>O que \u00e9 Workflow de RH?<\/h2>\n\n\n\n

Workflow<\/em> \u00e9 uma palavra em ingl\u00eas que significa fluxo de trabalho. Nesse sentido, um workflow<\/em> de RH \u00e9 uma maneira de organizar uma sequ\u00eancia de tarefas recorrentes, que t\u00eam um in\u00edcio e um resultado final. Desta forma, \u00e9 poss\u00edvel orquestrar processos realizados em conjunto por diversos profissionais e departamentos diferentes.<\/p>\n\n\n\n

Implementar workflows<\/em> de processos de RH significa superar as limita\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas que as planilhas trazem para a gest\u00e3o dos seus processos. Diferente delas, dos emails e das listas de tarefas, um workflow<\/em> digital permite padronizar fases, criar regras de execu\u00e7\u00e3o, acompanhar atividades em tempo real e centralizar a comunica\u00e7\u00e3o da equipe.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>Planilhas para RH x Workflows: as vantagens de transformar os processos do seu departamento<\/h2>\n\n\n\n

Transforma\u00e7\u00e3o digital n\u00e3o \u00e9 mais uma tend\u00eancia para o futuro, ela \u00e9 o presente. Empresas que n\u00e3o atualizam a gest\u00e3o e n\u00e3o trabalham na otimiza\u00e7\u00e3o de seus processos<\/a> est\u00e3o ficando para tr\u00e1s, principalmente ap\u00f3s as mudan\u00e7as que a pandemia de COVID-19 implicou para a maioria dos neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n

Um workflow<\/em> possibilita a organiza\u00e7\u00e3o de um processo utilizando regras, o que faz com que existam condi\u00e7\u00f5es para que ele flua. Ao usar regras l\u00f3gicas, como \u201cse\u201d, \u201cent\u00e3o\u201d e \u201csen\u00e3o\u201d, voc\u00ea padroniza a execu\u00e7\u00e3o e garante a qualidade do trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Por exemplo, ao criar um workflow<\/em> para o processo de contrata\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel configurar uma regra para que, se o candidato vier de uma vaga para o departamento de Marketing, ent\u00e3o o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o da contrata\u00e7\u00e3o automaticamente passe pelo gestor da \u00e1rea.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>Planilhas x Workflows<\/h3>\n\n\n\n
Gest\u00e3o de tarefas simples<\/td>Gest\u00e3o de processos complexos, que envolvem v\u00e1rias etapas e pessoas<\/td><\/tr>
Falta de controle de acessos e altera\u00e7\u00f5es<\/td>Controle e permiss\u00f5es de acesso, e hist\u00f3rico de altera\u00e7\u00f5es<\/td><\/tr>
Tarefas totalmente manuais, o que leva a erros humanos<\/td>Automa\u00e7\u00e3o de tarefas repetitivas, o que aumenta a produtividade<\/td><\/tr>
Falta de seguran\u00e7a de dados<\/td>Dados seguros e armazenados na nuvem<\/td><\/tr>
N\u00e3o \u00e9 a ferramenta ideal para que muitos profissionais trabalhem ao mesmo tempo na mesma planilha<\/td>Facilidade de comunica\u00e7\u00e3o e colabora\u00e7\u00e3o entre a equipe, com perfis separados e intera\u00e7\u00e3o na plataforma<\/td><\/tr>
Dificuldade para monitorar status das tarefas, prazos e SLAs<\/td>Visibilidade para toda a equipe, inclusive de status, prazos e SLAs<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

Outros benef\u00edcios de usar workflows<\/em> de processos de RH s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n

Facilidade no monitoramento dos processos. <\/strong>Centraliza\u00e7\u00e3o e visibilidade s\u00e3o vantagens fundamentais do uso de um sistema de gest\u00e3o de processos de RH. Ele possibilita que cada membro da equipe tenha um login e perfil pr\u00f3prios, para acessar a interface e visualizar as atividades em tempo real. Assim, todos t\u00eam acesso a uma \u00fanica fonte de verdade, acompanham prazos e deixam suas atividades registradas em um hist\u00f3rico f\u00e1cil de visualizar.<\/p>\n\n\n\n

Colabora\u00e7\u00e3o e delega\u00e7\u00e3o de tarefas.<\/strong> Em um workflow<\/em> organizado, toda a equipe acompanha o que est\u00e1 acontecendo e o gestor pode delegar tarefas com facilidade. A comunica\u00e7\u00e3o pode ser concentrada diretamente na plataforma, facilitando o compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es e a resolu\u00e7\u00e3o de d\u00favidas ou dificuldades. <\/p>\n\n\n\n

Economia de tempo e recursos.<\/strong> Workflows<\/em> deixam os processos mais eficientes, abrindo tamb\u00e9m muitas possibilidades para a automa\u00e7\u00e3o de tarefas repetitivas. Voc\u00ea pode configurar emails autom\u00e1ticos para candidatos, fluxos de aprova\u00e7\u00e3o com notifica\u00e7\u00f5es para os respons\u00e1veis pelas vagas, criar alertas, e delegar tarefas automaticamente.<\/p>\n\n\n\n

Melhoria cont\u00ednua.<\/strong> Uma das maiores vantagens de migrar de planilhas para workflows<\/em> \u00e9 a facilidade de registrar as tarefas, o tempo gasto para realizar cada uma delas, os problemas que ocorreram e quem precisou interagir para fazer um resultado acontecer. Por isso, eles s\u00e3o perfeitos para medir o desempenho da equipe, encontrar os gargalos no processo, buscar melhorias e alcan\u00e7ar melhores resultados.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>4 passos para migrar seus processos de planilhas para workflows de RH<\/h2>\n\n\n\n

<\/a>Passo 1: Mapeamento dos processos do departamento<\/h3>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o as etapas para efetivar uma contrata\u00e7\u00e3o? Como funciona o fluxo de recrutamento de novos funcion\u00e1rios? De que maneira a sua equipe analisa e responde \u00e0s solicita\u00e7\u00f5es de f\u00e9rias?<\/p>\n\n\n\n

Para estruturar um workflow<\/em> de RH, \u00e9 preciso mapear os fluxos que j\u00e1 ocorrem na sua \u00e1rea, entender quais s\u00e3o os pontos de contato com outros departamentos, quem s\u00e3o os respons\u00e1veis por cada tarefa, e como funciona o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>Passo 2: Escolha da plataforma ideal<\/h3>\n\n\n\n

Para criar e usufruir dos seus workflows<\/em> de RH, voc\u00ea precisa de um software de gest\u00e3o de processos. Na escolha da plataforma ideal, \u00e9 importante considerar alguns pontos fundamentais para aproveitar ao m\u00e1ximo as vantagens dos workflows<\/em>:<\/p>\n\n\n\n