{"id":327,"date":"2015-09-01T15:40:23","date_gmt":"2015-09-01T18:40:23","guid":{"rendered":"https:\/\/ssconnection.com.br\/?p=327"},"modified":"2015-09-01T15:40:23","modified_gmt":"2015-09-01T18:40:23","slug":"documento-do-papel-a-informacao-estrategica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ieg.com.br\/blog\/documento-do-papel-a-informacao-estrategica\/","title":{"rendered":"Documento: do papel \u00e0 informa\u00e7\u00e3o estrat\u00e9gica"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<div id=\"if44tz1f\" class=\"s2\">\n<p class=\"font_8\">Em nossas organiza\u00e7\u00f5es, criamos milhares de documentos todos os dias, para fato de registro, processos ou estrat\u00e9gicos ao neg\u00f3cio de nossas empresas. Os documentos s\u00e3o manipulados, compartilhados, guardados e replicados com um objetivo claro e espec\u00edfico, de acordo com as regulamenta\u00e7\u00f5es, burocracia e processos do neg\u00f3cio. Por\u00e9m, na pr\u00e1tica, n\u00e3o lembramos que precisamos destes documentos dispon\u00edveis, organizados e principalmente, da informa\u00e7\u00e3o contida neles.<\/p>\n<p class=\"font_8\">\u00c9 comum, em nossas empresas, guardarmos documentos de uma forma \u201cn\u00e3o tanto organizada\u201d, e principalmente manipulada por estagi\u00e1rios ou menor aprendiz; n\u00e3o desmerecendo a compet\u00eancia, mas sim, a atividade, e em nossos atributos do dia a dia lembramos desta documenta\u00e7\u00e3o somente quando somos acionados a prestar contas de alguma forma \u00e0 algum \u00f3rg\u00e3o regulador ou pela pr\u00f3pria gest\u00e3o interna da empresa. A\u00ed que nos deparamos com a incerteza, receio, e lembramos da devida import\u00e2ncia da organiza\u00e7\u00e3o e da gest\u00e3o desta documenta\u00e7\u00e3o, pois advindo desta cobran\u00e7a, vem o legado:<\/p>\n<ul class=\"font_8\">\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Primeiro devemos entender, por onde come\u00e7ar?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Onde posso localizar esta documenta\u00e7\u00e3o?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Quem \u00e9 o respons\u00e1vel por ela?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Consigo localizar de uma forma r\u00e1pida? Qual o esfor\u00e7o?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Estes documentos est\u00e3o guardados interna ou externamente?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">A caixa existe, mas os documentos n\u00e3o est\u00e3o l\u00e1 dentro. Quem os pegou?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_19\">Como vou responder ao fisco no prazo solicitado, se nem sei por onde come\u00e7ar?<\/span><\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"font_8\">Estas e outras perguntas s\u00f3 nos vem \u00e0 tona quando necessitamos respond\u00ea-las em tempo h\u00e1bil, e geralmente urgente. Diante destes fatos, como podemos transformar esta documenta\u00e7\u00e3o em dados e informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas para as empresas? Como transformar o papel ou imagem em um processo organizado e de simples rastreabilidade? Como podemos nos posicionar perante ao fisco ou \u00e0 gest\u00e3o da empresa?<\/p>\n<p class=\"font_8\">Vou citar alguns casos pr\u00e1ticos que facilitam a gest\u00e3o, melhorando a performance, compliance e principalmente, reduzindo custos.<\/p>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_20\">Caso 1 |<\/span> Imagine um cen\u00e1rio perfeito, onde um auditor entra em sua empresa, solicita uma documenta\u00e7\u00e3o espec\u00edfica e, com uma simples consulta, voc\u00ea tem um arquivo zipado de toda a documenta\u00e7\u00e3o encaminhada em segundos para o e-mail do auditor.<\/p>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_20\">Caso 2 |<\/span> Sua empresa tem um processo de lojas, representantes, ou pontos de venda espalhados por in\u00fameras localidades, e tem a necessidade de obter uma documenta\u00e7\u00e3o ou um processo espec\u00edfico para uma an\u00e1lise centralizada destas informa\u00e7\u00f5es, para a tomada de decis\u00f5es. \u00c9 poss\u00edvel, atrav\u00e9s de uma captura descentralizada obter estes dados, fazendo uma convers\u00e3o de imagem em textos (OCR &#8211; A tecnologia de Reconhecimento \u00d3ptico de Caracteres), ou imputados por uma central de informa\u00e7\u00f5es, e esta documenta\u00e7\u00e3o e dados seguem um fluxo de aprova\u00e7\u00f5es, compartilhamentos e processos, aplicando as regras de neg\u00f3cios da empresa.<\/p>\n<p class=\"font_8\">Exemplo:<\/p>\n<ul class=\"font_8\">\n<li>\n<p class=\"font_8\">Rede de lojas: para captura de dados e documentos cadastrais, notas fiscais de produtos ou servi\u00e7os;<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\">Aprova\u00e7\u00e3o de cr\u00e9dito: pelo simples fato de digitalizar um CPF, consultando os bir\u00f4s de aprova\u00e7\u00e3o e fornecendo todos os dados necess\u00e1rios para an\u00e1lise, aprova\u00e7\u00e3o ou valida\u00e7\u00e3o;<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p class=\"font_8\">Notas Fiscais: capturadas via XML ou digitalizadas e convertidas em XML, validadas automaticamente e integradas ao ERP, executando os lan\u00e7amentos e previs\u00e3o de pagamento, passando por um processo de aprova\u00e7\u00e3o, valida\u00e7\u00e3o dos dados e impostos, armazenamento e disponibilizando estas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"font_8\"><span class=\"color_20\">Caso 3 |<\/span> Prontu\u00e1rio de funcion\u00e1rios. Quais s\u00e3o os documentos que devo guardar? Por quanto tempo? Como organizar fisicamente e digitalmente estes documentos? Qual a temporalidade? Posso descart\u00e1-los? Eles fazem parte de um processo?<\/p>\n<p class=\"font_8\">Estes documentos devem ser organizados fisicamente, obedecendo uma tabela de temporalidade jur\u00eddica e descartados somente se os documentos n\u00e3o fizerem parte de um processo ou a\u00e7\u00e3o de qualquer tipo. Esta organiza\u00e7\u00e3o permite o posicionamento do setor jur\u00eddico para uma tomada de decis\u00f5es, acordos, ou baixa de um processo, assim como a rastreabilidade de todos os documentos, o check-list destes documentos pertencentes \u00e0 pasta de seus colaboradores.<\/p>\n<p class=\"font_8\">Nestes tr\u00eas casos citados, poderemos aplicar uma metodologia, processos e ferramentas que garantam que estes documentos possam ser transformados em informa\u00e7\u00f5es, e estas, possam fazer parte de um processo, estrat\u00e9gia, e aplicabilidade em diversas \u00e1reas ou setores da empresa. Independente do provedor de Solu\u00e7\u00e3o Documental, a raz\u00e3o deste texto \u00e9 despertar a conscientiza\u00e7\u00e3o e quais os benef\u00edcios de adotar uma gest\u00e3o documental alinhada \u00e0 estrat\u00e9gia da empresa, facilitando as atividades, garantindo a performance adequada, reduzindo os custos e principalmente gerindo e rastreando todas as informa\u00e7\u00f5es do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n<p class=\"font_8\">Lembre-se: solu\u00e7\u00f5es existem v\u00e1rias, provedores integrados de Gest\u00e3o Documental s\u00e3o muito poucos; por isto, d\u00ea a devida aten\u00e7\u00e3o que estes documentos merecem. N\u00e3o contrate software, e sim, os servi\u00e7os alinhados \u00e0 gest\u00e3o e continuidade do neg\u00f3cio de sua Empresa.<\/p>\n<\/div>\n<div id=\"if44tz1g\" class=\"s2\"><\/div>\n<div id=\"if44tz1i\" class=\"s2\">\n<p class=\"font_8\">Autor \/\/\u00a0V\u00e2nix Gon\u00e7alves &#8211; Diretor de Neg\u00f3cios da Lowcost<\/p>\n<\/div>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text] Em nossas organiza\u00e7\u00f5es, criamos milhares de documentos todos os dias, para fato de registro, processos ou estrat\u00e9gicos ao neg\u00f3cio de nossas empresas. Os documentos s\u00e3o manipulados, compartilhados, guardados e replicados com um objetivo claro e espec\u00edfico, de acordo com as regulamenta\u00e7\u00f5es, burocracia e processos do neg\u00f3cio. 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